Directeur adjoint d'établissement de soins (H/F)

À propos du poste

La Direction générale de l'Association, recherche pour son établissement La Source d'Auteuil (75), son futur Adjoint de direction.
L'Adjoint de direction assiste étroitement le Directeur dans la gestion opérationnelle, administrative, logistique et organisationnelle de l'établissement.
Il contribuer à la continuité de direction en étant capable d'assurer son remplacement en cas d'absence. L'Adjoint de Direction intervient dans un cadre délégué et dans le respect des orientations fixées par la Direction.
Sous la responsabilité du Directeur d'établissement, il intervient plus spécifiquement sur les missions suivantes :
Appui au Directeur
- Contribuer à la définition, au déploiement et au suivi du projet d'établissement.

- Assister la Direction dans le pilotage quotidien de l'établissement.

- Participer à la mise en œuvre des projets institutionnels et opérationnels.

- Préparer, analyser et consolider les informations nécessaires à la prise de décision.

- Participer à la gestion des événements, situations urgentes ou imprévus (pannes, incidents, dysfonctionnements organisationnels).

- Représenter le Directeur en réunion interne ou externe lorsqu'il en délègue la responsabilité.

Coordination opérationnelle de l'activité
Services généraux
- Superviser l'ensemble des fonctions administratives de l'établissement

- Superviser l'entretien des locaux, la maintenance, la sécurité, les contrôles réglementaires.

- Organiser le suivi des contrats (maintenance, fournitures, prestataires).

- Participer à la planification des travaux et à leur suivi.

- Veiller à la gestion des stocks et des consommations.

Administration du personnel
- Superviser la tenue à jour des dossiers du personnel.

- Suivre les habilitations, visites médicales, formations obligatoires.

- Contrôler la conformité des données RH transmises au siège ou au service central.

- Assurer la préparation administrative des contrats et avenants en lien avec le Siège.

Gestion du temps de travail
- Contrôler la cohérence des plannings fournis par les encadrants (repos, remplacements, continuité).

- Participer au suivi des heures supplémentaires, absences, et ajustements nécessaires.

- Garantir la remontée correcte des éléments variables de paie.

Activité administrative
- Contribuer à la sécurisation et l'organisation des processus administratifs et RH.

- Participer à la préparation des éléments budgétaires, des tableaux de bord ou des dossiers réglementaires demandés par la Direction.

- Assurer la continuité de gestion administrative en cas d'absence du Directeur ou du Cadre administratif

Climat social et communication interne
- Être un interlocuteur de proximité pour les salariés sur les questions d'organisation ou de fonctionnement.

- Participer à la prévention des conflits et au maintien d'un dialogue fluide entre équipes et Direction.

- Contribuer à la préparation des réunions du personnel, des instances représentatives et des communications internes.

Gestion de l'accueil de l'EHPAD
- Assurer l'accueil physique et téléphonique de l'EHPAD.

- Assurer l'orientation des visiteurs.

- Assurer la réception, le tri, la distribution du courrier (presse également).

- Gérer l'affichage au sein de l'établissement.

Participer aux instances et démarches institutionnelles.
- Contribuer à la préparation des documents nécessaires aux inspections, contrôles et évaluations.

- Participer aux démarches qualité, projets transversaux, analyses de risques ou actions de prévention.

- Soutenir l'organisation logistique des instances (CVS, réunions, groupes de travail).

Nous recherchons une personne motivée et engagée, qui souhaite mettre ses compétences et son sens relationnel au service des résidents dans un cadre bienveillant et professionnel.
- Diplôme : Diplôme de type Bac+4/5 en Management des Organisations Sanitaires et Sociales.
- Savoir-faire / Compétences professionnelles :
Très bonne connaissance du fonctionnement des établissements médico-sociaux.
Connaissance des règles de sécurité, maintenance, hygiène, gestion logistique.
Maîtrise des procédures administratives et réglementaires.
Compétence en gestion des achats, suivi de budget délégué et économie de fonctionnement.
Capacité à analyser une situation, résoudre des problèmes et prioriser.
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