Office Manager (H/F)

À propos du poste

La Maison du Danemark, située sur les Champs-Élysées, est un organisme privé inauguré en 1955. Depuis lors, elle contribue au rayonnement du Danemark sur la scène internationale à travers de nombreuses animations, expositions et événements qui mettent en avant le savoir-faire et la culture danoise.

Description du poste

Dans le cadre d'un congé maternité, avec une prise de poste prévisionnelle en début décembre, nous recherchons un(e) Office Manager en CDD de 6 mois.

Véritable pilier de l'organisation, vous veillez au bon fonctionnement administratif et opérationnel de la Maison du Danemark. Vous accompagnez la direction dans ses activités quotidiennes et contribuez à la bonne gestion des ressources humaines, des services généraux et des événements. Vous évoluerez dans un environnement à taille humaine où polyvalence, autonomie et sens du service sont essentiels.

Responsabilités

Assistant de direction
- Relecture des présentations et rapports
- Rédaction des comptes rendus en danois et en français
- Rédaction des supports de communication interne (comptes rendus, notes, etc.)
- Suivi des dossiers administratifs
- Organisation des déplacements de la direction et des collaborateurs externes
- Organisation des réunions et gestion de l'agenda de la direction

Ressources humaines
- Rédaction des fiches de poste et diffusion sur des offres sur les canaux adaptés
- Élaboration des contrats de travail à partir des modèles existants
- Onboarding (intégration) des nouveaux collaborateurs
- Gestion des affiliations à la mutuelle d'entreprise et organisation des visites obligatoires auprès de la médecine du travail

Administration des bureaux
en collaboration avec le Responsable des services généraux
- Gestion des commandes des fournitures de bureau
- Mise en place et retrait des drapeaux
- Gestion et distribution du courrier
- Suivi des relations avec les prestataires de l'immeuble (ascenseurs, climatisation, sécurité incendie, etc.)
- Être l'interlocutrice/interlocuteur privilégié(e) des locataires

Événementiel
- Préparation des salles en amont des réunions du conseil d'administration
- Coordination avec nos partenaires internationaux lors de leur participation aux événements de la Maison du Danemark
- Élaboration des plannings du personnel mobilisé lors des événements
- Coordination des séjours des résidents de la résidence des artistes

Conditions

- Contrat : CDD à temps plein
- Dates prévisionnelles : début décembre 2026 à début juin 2027
- Rémunération : 40 à 43 k€ brut annuel, selon profil

Profil recherché

- Maîtrise courante du danois et du français indispensable
- Bonne maîtrise de l'anglais
- Excellentes capacités de communication, à l'écrit comme à l'oral
- Rigueur, sens de l'organisation et fiabilité
- Excellent relationnel et esprit d'équipe
- Polyvalence et capacité d'adaptation dans un environnement PME

Avantages

- Mutuelle d'entreprise prise en charge à 100 %
- Prise en charge des transports au choix : Navigo 50 % ou forfait mobilités durables
- Titres-restaurant d'une valeur de 10 €
- Cadre de travail privilégié sur les Champs-Elysées