Assistante administrative polyvalente (H/F)

À propos du poste

Assurer un soutien administratif polyvalent à la gérance et contribuer au bon fonctionnement quotidien
de l'entreprise. Le poste intervient à l'interface entre les clients, les fournisseurs, les équipes internes et
les partenaires de l'entreprise.
Les missions pourront évoluer en fonction des compétences du
collaborateur et de l'organisation de la société.

1. Accueil et relation clients
Assurer l'accueil physique des clients et visiteurs au showroom.
Répondre aux appels téléphoniques des prospects, clients, fournisseurs et partenaires, qualifier la
demande et transmettre les informations au bon interlocuteur.
Enregistrer et tracer les informations utiles dans les outils internes, notamment P8.
Veiller à la bonne tenue de l'espace d'accueil et du showroom : documentation, présentoirs et
fournitures mises à disposition des visiteurs.

2. Gestion administrative et comptable
Gérer la boîte e-mail dédiée aux missions administratives et comptables.
Constituer, mettre à jour et suivre les dossiers administratifs de l'entreprise.
Suivre les factures fournisseurs : réception, contrôle, classement, relances et traitement des
éventuels litiges.
Contrôler les factures fournisseurs avec les bons de commande et les accusés de réception de
commande (ARC), et vérifier la cohérence des prix.
Contacter les fournisseurs lorsque nécessaire et assurer le suivi des retours marchandises et des
avoirs.
Préparer les pièces et factures en vue de leur transmission au cabinet comptable.
Saisir et tenir à jour les tableaux Excel, échéanciers
Classer et archiver les pièces administratives et comptables.
Créer et mettre à jour des tableaux de suivi et documents administratifs.

3. Préparation et suivi administratif des dossiers clients
Préparer les remises de chèques, scanner les justificatifs et les classer dans les dossiers clients.
Possibilité d'établir des facturations des chantiers, SAV et dépannages selon les procédures internes.
Effectuer les relances des factures clients en lien avec la gérance.
Alimenter les tableaux de suivi de rentabilité des chantiers : tarifs fournisseurs, heures de pose,
fabrication et autres données nécessaires.
Participer au suivi administratif des SAV dans P8 et les outils internes utilisés par l'entreprise.

4. Gestion administrative du personnel
Préparer les fiches d'heures du personnel et les saisir dans les tableaux de suivi.
Assurer le suivi administratif des titres-restaurant, paniers repas et indemnités Kms
Assister la gérance dans certaines missions RH et administratives, dans le respect de la
confidentialité.

5. Missions transversales et vie de l'entreprise
Contribuer ponctuellement à l'organisation d'événements internes ou commerciaux : invitations,
documents et supports nécessaires.
Participer, lorsque cela est nécessaire, aux journées portes ouvertes ou événements exceptionnels de
l'entreprise.
Effectuer ponctuellement des déplacements de proximité : bureau de poste, achats courants,
récupération de matériel ou documents chez les fournisseurs.
Participer à l'amélioration des procédures administratives et à la fiabilisation des outils de suivi.

Votre profil professionnel :
Bonne maîtrise de Word, Excel et une aisance avec les outils numériques et capacité à prendre en main un logiciel métier. Rigueur dans le traitement de données administratives et comptables.

Poste à 21h ou 28 sur soit 3 jours ou 4 jours