Assistant.e formation et certification (H/F)

À propos du poste

CHANTIER école est le réseau national des entreprises sociales apprenantes. Parmi les missions qu'il s'est fixées, l'une vise à développer la professionnalisation de ces des ACI (ateliers et chantiers d'insertion, appelées aussi entreprises sociales apprenantes).
Les entreprises sociales apprenantes emploient sur une durée limitée des femmes et des hommes sur des activités de production (espaces verts, bâtiment, recyclage, maraîchage.) afin de les redynamiser et de les accompagner vers un emploi durable. Le travail y devient un support d'apprentissage, où les compétences acquises sont transférables d'un métier à un autre. Rattaché-e à la responsable du service formation, vous assurez la gestion administrative des actions de formations et du dispositif de certification et vous garantissez le suivi de votre activité.

Vos missions - Volet formation
Suivi administratif des formations
- Traiter les demandes entrantes, ouvrir les actions de formation et constituer les dossiers des bénéficiaires (suivi, archivage).
- Élaborer et transmettre les documents obligatoires aux bénéficiaires, formateurs et financeurs (conventions, contrats, convocations, feuilles d'émargement, attestations.).
- Suivre les présences, contrôler les documents des formateurs et établir les certificats de réalisation.
- Assurer la saisie et le suivi des actions sur l'outil métier « Digiforma».

Gestion financière et démarche Qualité
- Saisir les données financières dans un tableur de suivi Excel et préparer la facturation client
- Veiller au respect des exigences Qualiopi et participer à la préparation des audits (Qualiopi, financeurs).
- Contribuer, avec la responsable de l'offre et la coordinatrice, à la refonte du système de management de la qualité de CEF, et assurer une veille sur la formation professionnelle.

Vos missions - Volet Certification
Animer et appuyer le réseau du dispositif
- Organiser et animer les réunions d'information et les regroupements trimestriels des structures agréées (échanges de pratiques, évolutions du dispositif).
- Animer des webinaires réunissant l'ensemble des acteurs : structures, mandataires, contrôleurs, jury paritaire et équipe interne.
Gérer l'administration de la certification
- Instruire les demandes d'agrément des structures.
- Organiser les sessions d'examen et les jurys du dispositif de certification « CQP SCTE »
Outiller, accompagner et capitaliser
- Concevoir et tenir à jour les supports et procédures de prise en main du nouvel outil de gestion, et accompagner les utilisateurs.
- Diffuser les ressources, capitaliser sur les retours d'expérience et faire remonter les besoins d'amélioration au prestataire technique.
Assurer le suivi comptable et financier
- Émettre et saisir les factures clients et fournisseurs, assurer les relances et garantir la traçabilité des règlements.
- Suivre l'activité via les tableaux de bord sous format Excel

Profil recherché
Indispensable
- Rigueur, sens de l'organisation et capacité à mener plusieurs dossiers de front.
- Aisance rédactionnelle et relationnelle ; à l'aise pour animer réunions et webinaires, pour faire remonter les points d'alerte ou les axes d'améliorations identifiés pour faire évoluer les procédures, auprès de la responsable de formation,
- Expérience de la gestion administrative et premières notions de suivi comptable et de facturation.
- Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs.
Apprécié
- Connaissance du secteur de l'insertion par l'activité économique (IAE) et/ou des dispositifs de certification (CQP).
- Goût pour le travail en réseau et l'accompagnement des partenaires.
Formation : niveau Bac+2 en gestion, administration ou formation, ou expérience équivalente.