Administratief onthaalmedewerker

Over deze functie

Als administratief onthaalmedewerker ben je het eerste aanspreekpunt voor klanten, vertegenwoordigers en andere bezoekers. Je zorgt voor een warm onthaal en een vlotte administratieve werking.

**Wat zal je doen?**

**Onthaal**

* Klanten en vertegenwoordigers vriendelijk en professioneel ontvangen
* Fungeren als **eerste aanspreekpunt** en zorgen voor een klantvriendelijk onthaal
* Instaan voor het **telefonisch onthaal** en oproepen correct doorschakelen
* Klanten informeren, adviseren of doorverwijzen naar de juiste collega
* Vertegenwoordigers ontvangen en **doorverwijzen** naar de bevoegde persoon
* Zorgen voor een vlotte communicatie tussen klanten, collega’s en verschillende afdelingen

**Klantenopvolging**

* Retours, terugnames en omruilingen behandelen en verwerken volgens de geldende procedures
* Herstellingen en wisselstukken **registreren en opvolgen**
* Klachten en retourdossiers administratief en klantgericht behandelen
* **Klanten duidelijk informeren** over de verdere afhandeling van hun dossier
* Oplossingsgericht handelen bij vragen of problemen
* Bij discussies of complexe situaties overleggen met de assistent-shopmanager of shopmanager
* Klanten tijdig en correct op de hoogte houden

**Administratie**

* Opmaken en administratief verwerken van cadeaubonnen
* **Opmaken en opvolgen van offertes**
* Administratief verwerken en opvolgen van geboortelijsten
* **Inkomende e-mails beantwoorden** en doorsturen naar de juiste collega
* **Klantenbestellingen en aankooporders opmaken**, verwerken en opvolgen
* Leveringen afboeken en de bijhorende administratie verwerken
* De nodige administratie zorgvuldig bijhouden en controleren
* Ondersteunen bij de verdeling en opvolging van webshopgerelateerde taken
* Nauw samenwerken met de shopmanager, boekhouding, winkelbedienden en de verantwoordelijke voor herstellingen en wisselstukken

**Wat krijg je ervoor in de plaats?**

* Een gevarieerde functie met veel klantencontact en administratieve verantwoordelijkheid
* Een job binnen een dynamische winkelomgeving
* Mogelijkheden om verder te groeien binnen klantenservice en administratie
* Een aangename samenwerking met collega’s en verschillende afdelingen
* Een marktconform salaris
* Een voltijdse tewerkstelling met optie op een vast contract