Student Services Officer/Front Desk Officer

Über diese Stelle

Deine Rolle

Du bist das Herzstück unseres Campus: erster Kontaktpunkt für Schüler:innen, Bewerber:innen, Dozent:innen und Gäste — und gleichzeitig die Person, die im Hintergrund dafür sorgt, dass unser Campus organisatorisch rund läuft.
Du kombinierst also zwei Welten:

• Empfang & Student Support (warm, präsent, empathisch)

• Office & Administration (strukturiert, zuverlässig, organisiert)
Deine Aufgaben
1. Empfang & Studentenkontakt

• Du begrüßt Schüler:innen, Bewerber:innen, Dozent:innen und Gäste freundlich und professionell

• Du hast ein Gespür für die Stimmung am Campus und weißt, wann jemand Unterstützung, Orientierung oder Ruhe braucht

• Ansprechpartner*in für Fragen rund um Stundenpläne, Räume, Abläufe, Anträge etc.

• Du sorgst für eine angenehme Atmosphäre am Campus — menschlich und räumlich

2. Office & Organisation

• Digitale und physische Ablage, Fristenverwaltung, interne Dokumente

• Bearbeitung von Anträgen und Formularen

• Koordination von Telefonanrufen & Mailanfragen

• Raumorganisation, Materialbestände, Studio- und Equipment-Ausleihe

• Zuverlässige Verwaltung von Zugangs-, Drucker- und Kopierkarten

• Postein- und -ausgang

• Unterstützung bei Meetings und Events (Vorbereitung, Unterlagen, Protokolle)

• Erstellungen von Dokumenten (Zeugnisse
3. Schnittstelle zwischen Menschen & Prozessen

• Zusammenarbeit mit Campus-Management & Programmleitungen

• Kommunikation mit Behörden (z. B. BAföG-Amt)

• Organisation in arbeitsintensiven Phasen wie Semesterstart oder Prüfungen

• Abgeschlossene Ausbildung (kaufmännisch, Hotellerie, Office-Management o. Ä.)

• Erfahrung im Front Office, Empfang, Assistenz oder Student-/Kundenkontakt

• Gespür für Menschen und Freude an einem lebendigen Campus

• Sehr gute MS‑Office-Kenntnisse (v. a. Outlook, Excel, Word)

• Sympathische, klare, verlässliche Kommunikationsweise

• Organisationstalent, Eigenständigkeit, Ruhe in hektischen Momenten

• Sehr gutes Deutsch & gutes Englisch

• 40h/Woche, 12 Monate befristet

• Abwechslungsreicher Mix aus Studierendenkontakt & Office‑Verantwortung

• Kreatives, internationales Umfeld

• Gestaltungsspielräume & eigenständiges Arbeiten

• 30 Tage Urlaub (anteilig)

• Gesundheitsangebote