Planning & Customer Service (front) Office

Over deze functie

Administratie en orderopvolging

* Je verzorgt de volledige administratieve verwerking en opvolging van orders, van de aanvraag tot de uiteindelijke oplevering.
* Je maakt leverings-, ophalings- en registratiedocumenten correct en tijdig op.
* Je verwerkt aanmeldingen via online tools en klantenportalen.
* Je beantwoordt vragen over de voortgang en status van lopende projecten en orders.

Planning en operationele coördinatie

* Je ondersteunt de planning supervisors bij het opmaken, opvolgen en bijsturen van de dagelijkse planning.
* Je verwerkt opdrachten in de planning en bepaalt, in overleg met de planning supervisors, welk materiaal nodig is.
* Je verdeelt de taken onder de operatoren volgens de planning, rekening houdend met hun beschikbaarheid en de beschikbare capaciteit.
* Je speelt flexibel in op wijzigingen en bepaalt de juiste prioriteiten wanneer verschillende opdrachten gelijktijdig aandacht vragen.

Klantencontact en frontoffice

* Je staat klanten telefonisch en via e-mail professioneel te woord en zorgt voor een correcte en klantgerichte opvolging van hun vragen.
* Je onderhoudt dagelijks contact met de collega's van planning en operations, klanten en transporteurs.
* Je handelt onverwachte situaties, zoals wijzigingen in de planning of klachten van klanten, op een rustige en oplossingsgerichte manier af.
* Je ontvangt chauffeurs, controleert de nodige documenten en zorgt ervoor dat het aanmelden en afmelden vlot en correct verloopt.

Kwaliteit, veiligheid en samenwerking

* Je detecteert afwijkingen en volgt deze nauwgezet op.
* Je zorgt ervoor dat belangrijke informatie tijdig en correct wordt doorgegeven aan de betrokken collega's.
* Je garandeert een duidelijke overdracht tussen de verschillende diensten, waaronder de vroege, late en nachtdienst.
* Je ondersteunt het team waar nodig en neemt bijkomende taken op wanneer de situatie of afwezigheid van collega's dat vereist.

We zoeken een betrokken en zelfstandige professional die graag verantwoordelijkheid neemt en zich thuis voelt in een dynamische operationele omgeving.

Daarnaast herken je jezelf in het volgende profiel:

* Je werkt nauwkeurig en beschikt over sterke administratieve vaardigheden.
* Je bent klantgericht en communiceert vlot en duidelijk met verschillende gesprekspartners.
* Je bent assertief, besluitvaardig en denkt in oplossingen. Je wacht niet af, maar onderneemt actie wanneer dat nodig is.
* Je neemt verantwoordelijkheid voor je taken en toont initiatief.
* Je bent flexibel, stressbestendig en kan snel schakelen wanneer omstandigheden veranderen.
* Je werkt gestructureerd en behoudt het overzicht, ook tijdens drukke momenten.
* Je bent een echte teamspeler, maar kan ook zelfstandig beslissingen nemen en werken, onder meer tijdens de nachtdienst.
* Je hebt oog voor kwaliteit, veiligheid en een efficiënte planning.
* Je hebt relevante ervaring binnen customer service, planning, transport, logistiek of een vergelijkbare operationele functie.
* Je beschikt over een VCA-VOL-certificaat of bent bereid dit te behalen.
* Je communiceert vlot in het Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk. Kennis van het Frans of Duits is mooi meegenomen.
* Je kan vlot werken met Microsoft Office en bent digitaal vaardig.
* Ervaring met planning, transportdocumenten en/of orderverwerking is een pluspunt.