Personal assistant to the head of finance and transformation space systems m/f (h/f) (H/F)

À propos du poste

Job Description:

Nous recherchons un(e) Assistant(e) de Direction expérimenté(e) à temps plein pour apporter un soutien opérationnel au Responsable Finance et Transformation (Head of Finance and Transformation), Systèmes Spatiaux.

Intégré(e) au sein d'une équipe support soudée, vous travaillerez aux côtés de l'Assistant(e) Exécutif(ve) du Head of Finance and Transformation et jouerez un rôle clé dans la gestion fluide et efficace des activités quotidiennes.

Vous apporterez également votre soutien à l'équipe « TFS Core Team », en étroite collaboration avec ses membres ainsi qu'avec un réseau étendu d'assistant(e)s réparti(e)s sur les différents sites et fonctions d'Airbus.

Vos responsabilités :

Support exécutif et administratif

- Gérer et coordonner l'agenda du Responsable Finance et Transformation, incluant les réunions, les rendez-vous et les événements professionnels.
- Coordonner les réunions avec les parties prenantes internes et externes, y compris la direction générale et les membres de l'EMC.
- Travailler en étroite collaboration avec les autres assistant(e)s pour harmoniser des agendas complexes et identifier les créneaux appropriés.
- Assurer le suivi et la gestion de l'agenda lors des déplacements professionnels.
- Prendre en charge les tâches administratives quotidiennes et en assurer le suivi rigoureux.

Gestion des déplacements et logistique

- Organiser et coordonner les déplacements professionnels (vols, hébergements, locations de véhicules).
- Gérer l'ensemble de la logistique liée aux visites sur les sites Airbus, aux événements externes et aux rendez-vous d'affaires.
- Anticiper les besoins logistiques et veiller à ce que l'ensemble des réservations et formalités soient finalisées dans les délais impartis.

Coordination d'équipe et organisation d'événements

- Fournir un soutien administratif et organisationnel à l'équipe TFS Core Team.
- Coordonner les réunions et les déplacements des membres de la Core Team selon les besoins.
- Contribuer à l'organisation d'ateliers (workshops), d'événements et d'activités d'équipe, incluant les prestations de restauration et la coordination avec les prestataires externes.
- Prendre en charge la gestion administrative et les achats associés, notamment le traitement des règlements fournisseurs via les outils dédiés.
- Traiter les notes de frais et assurer les commandes de fournitures de bureau et de matériel selon les besoins.

Accès site, sécurité et intégration (onboarding)

- Coordonner l'accueil et l'accès sur site des visiteurs externes et des prestataires.
- Gérer les demandes d'accès visiteurs via les systèmes internes Airbus.
- Veiller à ce que les visiteurs disposent des accès nécessaires, de la connexion Wi-Fi et que les exigences de sécurité soient respectées.
- Accompagner l'intégration des nouveaux membres de l'équipe (demandes de matériel informatique et coordination avec l'IT Corner).

Votre profil :

Nous recherchons un(e) professionnel(le) proactif(ve), rigoureux(se) et doté(e) d'un excellent sens de l'organisation, appréciant travailler dans un environnement dynamique et collaboratif.

Vos atouts :

- Expérience préalable en tant qu'assistant(e) de direction, assistant(e) personnel(le) ou sur un rôle de coordination similaire.
- Excellentes compétences organisationnelles et gestion du temps, avec une capacité avérée à gérer des priorités multiples et à anticiper les besoins.
- Proactivité, fiabilité, autonomie et adaptabilité.
- Aisance relationnelle et excellentes compétences en communication.
- Sens aigu de la confidentialité et grande discrétion.
- Aptitude à interagir efficacement avec des interlocuteurs de haut niveau ainsi qu'avec des équipes et fonctions transverses.
- Bonnes capacités de résolution de problèmes et flexibilité face aux changements de priorités.
- Esprit d'équipe prononcé et sens du collaboratif.
- Maîtrise courante du français et de l'anglais, à l'écrit comme à l'oral.
- La connaissance des outils Airbus (KDS, Stars DS, CnB...) constitue un atout majeur.

Une expérience dans un environnement international ou industriel sera fortement appréciée. Une bonne connaissance de l'environnement Airbus et de ses outils internes représente un véritable avantage.

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We are looking for a Personal Assistant to provide full-time support to the Head of Finan