Personal Assistant & Administratief Medewerker

Over deze functie

Atlas Ventures is op zoek naar een veelzijdige en nauwkeurige medewerker die een centrale ondersteunende rol opneemt binnen onze organisatie.

In deze gecombineerde functie ondersteun je enerzijds de zaakvoerder als personal assistant en help je anderzijds het boekhoudteam met uiteenlopende administratieve en organisatorische taken. De nadruk tussen beide onderdelen kan wisselen afhankelijk van de noden en prioriteiten binnen de organisatie.

Je bent een vertrouwenspersoon die discreet omgaat met persoonlijke, zakelijke en financiële informatie. Tegelijk zorg je ervoor dat administratieve taken en praktische opvolging niet bij het boekhoudteam blijven liggen, zodat onze dossierbeheerders zich maximaal kunnen concentreren op hun boekhoudkundige werkzaamheden.

**Jouw takenpakket**

Je staat onder meer in voor:

* Het beheren en opvolgen van de agenda van de zaakvoerder;
* Het inplannen, voorbereiden en opvolgen van afspraken;
* Het beheren, structureren en opvolgen van e-mails;
* Het bewaken van deadlines, actiepunten en lopende dossiers;
* Het bieden van persoonlijke, administratieve en organisatorische ondersteuning aan de zaakvoerder;
* Het beheren en opvolgen van de algemene mailbox;
* Het verzorgen van het eerste telefonische en schriftelijke klantencontact;
* Het opvolgen van leveranciers en externe partijen;
* Het zelfstandig beheren en opvolgen van uiteenlopende contracten en administratieve dossiers;
* Het begrijpen en beoordelen van voorwaarden, termijnen en praktische aandachtspunten;
* Het vergelijken van verschillende mogelijkheden en het nemen van de nodige vervolgstappen;
* Het verzamelen, structureren en verwerken van administratieve en cijfermatige informatie;
* Het opmaken en bijhouden van duidelijke overzichten en rapporteringen;
* Het ondersteunen van het boekhoudteam bij algemene administratieve werkzaamheden;
* Het voorbereiden en administratief opvolgen van interne dossiers en klantendossiers.

Het is belangrijk dat je niet alleen taken uitvoert, maar ook inzicht hebt in wat je opvolgt. Je kan informatie beoordelen, denkt mee over de juiste aanpak en zorgt ervoor dat dossiers en contracten tijdig en correct worden afgehandeld.

**Wie zoeken wij?**

Wij zoeken iemand die:

* Discreet en betrouwbaar omgaat met vertrouwelijke informatie;
* Georganiseerd, nauwkeurig en gestructureerd werkt;
* Zelfstandig taken kan plannen, uitvoeren en opvolgen;
* Inzicht heeft in administratieve dossiers en contractuele documenten;
* Prioriteiten kan stellen en snel kan schakelen tussen verschillende opdrachten;
* Initiatief neemt en werk ziet zonder steeds aangestuurd te moeten worden;
* Informatie kan analyseren en vertalen naar concrete acties;
* Communicatief en klantvriendelijk is;
* Vlot contact onderhoudt met klanten, leveranciers en externe partners;
* Cijfermatig inzicht heeft;
* Goed overweg kan met Microsoft Office, in het bijzonder Outlook en Excel;
* Een uitstekende kennis van het Nederlands heeft;
* Flexibel is en zich comfortabel voelt in een breed en afwisselend takenpakket.

Ervaring als personal assistant, management assistant of administratief medewerker binnen een boekhoudkundige of financiële omgeving is een pluspunt. Motivatie, verantwoordelijkheidszin, discretie, inzicht en leergierigheid zijn voor ons minstens even belangrijk.

**Wat bieden wij?**

* Een voltijdse functie van 38 uur per week;
* Onmiddellijke indiensttreding;
* Een gevarieerde functie met verantwoordelijkheid en vertrouwen;
* Een belangrijke ondersteunende rol binnen de organisatie;
* Rechtstreeks contact met de zaakvoerder, het boekhoudteam, klanten en leveranciers;
* Ruimte om bij te leren en het takenpakket verder uit te bouwen;
* Een dynamische werkomgeving met korte communicatielijnen;
* Een marktconform loon, afgestemd op jouw ervaring en competenties.

**Interesse?**

Bezorg ons je cv en een korte motivatie waarin je toelicht waarom deze veelzijdige functie als personal assistant en administratieve ondersteuning bij jou past.