Office & Reception Manager:in (all genders) in Teilzeit (22,5h)

Über diese Stelle

Als Office & Reception Manager:in bist du die erste Anlaufstelle unserer Agenturgruppe im Paulihaus. Mit deiner freundlichen und positiven Art empfängst du Besucher:innen, unterstützt unsere Teams und sorgst dafür, dass sich Mitarbeiter:innen und Gäste von Anfang an willkommen fühlen. Du arbeitest selbstständig, serviceorientiert und als wichtige Schnittstelle zu unseren Teams und Dienstleister:innen.

Deine Aufgaben im Detail:

• Empfang & Telefonzentrale: Du begrüßt unsere Besucher:innen freundlich und souverän, nimmst nationale und internationale Anrufe entgegen und leitest sie an die richtigen Ansprechpartner:innen weiter.

• Post- und Kuriermanagement: Du nimmst die Eingangspost und Kurierlieferungen entgegen, bearbeitest die Ausgangspost und stellst eine zuverlässige Verteilung sicher.

• Bestellmanagement: Du behältst den Bestand an Verbrauchs- und Büromaterialien im Blick, löst Bestellungen aus und koordinierst die Lieferungen.

• Terminorganisation: Du pflegst eine übersichtliche Zusammenstellung interner und externer Termine unserer Mitarbeiter:innen und hältst sie aktuell.

• Schnittstelle im Office: Du bist Ansprechpartner:in für Kolleg:innen, Besucher:innen, Lieferant:innen und weitere externe Kontakte. Kleinere organisatorische Aufgaben koordinierst du eigenständig und pragmatisch.

• Service & Ablaufqualität: Du erkennst, was in der Agentur gebraucht wird, bringst Themen proaktiv ins Rollen und sorgst dafür, dass sich alle bei uns willkommen und gut betreut fühlen.

• Ausbildung & Erfahrung: Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare praktische Erfahrung. Erste Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position ist von Vorteil; Erfahrung im Agenturumfeld ist ein Plus, aber kein Muss.

• Flexibilität & Zuverlässigkeit: Du bist bereit, im Früh- und/oder Nachmittagsschichtsystem zu arbeiten. Am liebsten ist uns, wenn du sowohl vormittags als auch nachmittags einsetzbar bist – eine reine Vormittags- oder Nachmittagstätigkeit ist aber ebenfalls möglich. Die konkreten Einsatztage stimmen wir gemeinsam mit dir ab.

• Ausgeprägte Serviceorientierung: Du unterstützt andere gern, denkst mit und hast Freude daran, eine gute Anlaufstelle für unterschiedliche Anliegen zu sein.

• Souveränes Auftreten: Du kommunizierst freundlich, verbindlich und professionell.

• Organisationstalent: Du arbeitest strukturiert, sorgfältig und selbstständig. Dabei kannst du Aufgaben sinnvoll priorisieren und zuverlässig nachhalten.

• Sicherer Umgang mit digitalen Tools: Du arbeitest routiniert mit MS Office, insbesondere Outlook.

Sprachkenntnisse: Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift und kommunizierst auch auf Englisch sicher.

Vielfalt ist für uns selbstverständlich: Unsere Stellenausschreibungen richten sich an alle Menschen – unabhängig von Alter, Geschlecht und geschlechtlicher Identität, ethnischer oder sozialer Herkunft, sexueller Orientierung, Behinderung, Religion oder Weltanschauung. Für uns zählen die für die jeweilige Position relevanten Qualifikationen, Erfahrungen und Kompetenzen.

• Ein nettes und engagiertes Office-Management-Team, mit dem du eng zusammenarbeitest und das sich gegenseitig unterstützt.

• Arbeiten im neuen Paulihaus im Herzen von Hamburg-St. Pauli.

• 30 Tage Urlaub (bei Vollzeit).

• Zuschüsse für Mobilität (z. B. ÖPNV oder Fahrradleasing).

• Gesundheit und Fitness: Vergünstigte Mitgliedschaften (u. a. Urban Sports Club und Beat21) sowie ein wöchentlicher Rückenfitnesskurs direkt im Paulihaus.