Office Manager (d/m/w)

Über diese Stelle

Wir stehen für Werte wie Verantwortung, Leidenschaft und Teamgeist, jedoch auch für Können und Effizienz.
Der Office Manager (d/m/w) ist der Dreh- und Angelpunkt unseres Unternehmens – er sorgt dafür, dass unser Haus reibungslos funktioniert, interne Abläufe effizient gestaltet sind und alle Mitarbeitenden eine funktionale und angenehme Arbeitsumgebung vorfinden. Die Position verbindet operative Verantwortung mit echter Gestaltungsmöglichkeit: Sie bringen eigene Ideen ein, optimieren Prozesse aktiv und sind die zentrale Ansprechperson für ein breites Aufgabenspektrum – von der Büroorganisation über das Ressourcenmanagement bis hin zur Koordination des täglichen Betriebs. Die Position ist in Vollzeit zu besetzen; Teilzeit ab 35 Std./Woche ist nach Absprache möglich.
Sie sind Teil eines vierköpfigen Office-Management-Teams, zu dem neben zwei Office Manager:innen auch eine Kollegin am Empfang gehört. Im Tagesgeschäft arbeiten Sie dabei eng mit einer Kollegin zusammen, mit der Sie Aufgabenbereiche gemeinsam verantworten und abstimmen.

Als Office Manager:in (d/m/w) umfasst Ihr Aufgabenbereich unter anderem:
Sicherstellung eines störungsfreien Bürobetriebs und einer funktionalen Arbeitsumgebung
Zentrale Beschaffung und Koordination von Bestellungen und Arbeitsmaterialien
Verwaltung des betrieblichen Fuhrparks und der zugehörigen Infrastruktur
Steuerung und Koordination externer Dienstleister
Prüfung und Vorbereitung eingehender Rechnungen
Sicherstellung relevanter Arbeitsschutzrichtlinien und gesetzlicher Vorgaben
Begleitung von On- und Offboarding-Prozessen
Koordination des Empfangsbereichs
Betreuung relevanter Tools und digitaler Prozesse

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management oder in einer vergleichbaren Position
Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit sowie ein hohes Maß an Eigenverantwortung
Strukturierte, lösungsorientierte Arbeitsweise mit dem Blick fürs Wesentliche
Kommunikationsstärke und Freude an der Zusammenarbeit im Team
Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Tools
Hands-on-Mentalität – Sie packen an und behalten auch in turbulenten Phasen den Überblick

Einen modernen Arbeitsplatz mit einer gesunden Balance zwischen Professionalität und Lebensqualität
Ein kollegiales Arbeitsklima in einem zukunftsorientierten Unternehmen
Dynamische und vielseitige Aufgaben mit Raum für Eigenverantwortung und Gestaltung
Eine offene Kommunikation und sehr gutes Miteinander
Ein moderner Arbeitsplatz in Köln – zentral, lebendig und gut angebunden

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