Office Assistant (w/m/d)

About this role

Die kiutra GmbH trägt maßgeblich zur Entwicklung und Anwendung von Quantentechnologien bei, indem wir auf der Grundlage unserer einzigartigen magnetischen Kühltechnologie innovative und nachhaltige Kühlungslösungen anbieten.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine/n Office Assistant (w/m/d), der/die Lust hat, das Gesicht unseres Unternehmens am Empfang zu sein und dafür zu sorgen, dass Büro und Gemeinschaftsbereiche jederzeit einladend, funktional und gut organisiert sind. Mit einer herzlichen, natürlichen und warmherzigen Art sorgst du dafür, dass sich alle am Empfang willkommen fühlen. Du unterstützt das Team im Tagesgeschäft und übernimmst Verantwortung für Themen wie Materialbeschaffung und Notfallmaßnahmen. Da die Rolle vor Ort ausgeübt wird, bist du während deiner jeweiligen Arbeitszeit, ob in Teilzeit oder Vollzeit zuverlässig vor Ort präsent und ansprechbar für Gäste, Kolleginnen und Kollegen sowie externe Partner.

Hast du Lust, in einem stark wachsenden Deeptech-Unternehmen in einem diversen Team die Welt von morgen mitzugestalten? Dann bewirb dich bei uns!
Empfang & Gästebetreuung
Du begrüßt Gäste, Besucher und Lieferanten am Empfang – herzlich, freundlich und einladend, unabhängig von Tagesform oder Wetter
Büroorganisation & Ordnung
Du gewährleistest Sauberkeit und Ordnung in Büros und Gemeinschaftsbereichen, insbesondere Küche und Teeküche, inkl. Aufräumen sowie Pflege von Spülmaschine, Kaffeemaschine(n), Drucker und Büropflanzen
Du bereitest die Besprechungsräume vor
Deine eigenen Ideen zur Gestaltung der Büro- und Gemeinschaftsräume sowie deren Umsetzung sind ausdrücklich willkommen
Du koordinierst Notfallmaßnahmen und Evakuierungsverfahren
Einkauf & Materialverwaltung
Du bestellst, empfängst und verwaltest Büromaterialien, Küchenutensilien sowie Speisen und Getränke im wöchentlichen Rhythmus bei verschiedenen Lieferanten; gelegentlich bestellst oder mietest du auch Büromöbel und IT-Equipment
Du übernimmst die fortlaufende Inventarisierung von Büromöbeln und -equipment
Administrative Unterstützung
Du übernimmst weitere administrative Aufgaben nach Bedarf

Du hast gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Du bringst ausgeprägte Serviceorientierung und Freude am Umgang mit Menschen mit
Du hast ein freundliches, gepflegtes und professionelles Auftreten
Du bringst ein hohes Maß an Zuverlässigkeit, Pünktlichkeit und Diskretion mit
Du hast Organisationstalent sowie eine strukturierte, selbstständige Arbeitsweise
Du gehst sicher mit MS Office um (insbesondere Outlook, Word, Excel)
Du hast eine Hands-on-Mentalität und Freude an praktischen, abwechslungsreichen Tätigkeiten
Du hast Erfahrung im Empfang, Office Management oder Hospitality-Bereich – von Vorteil

Du erlebst eine aufgeschlossene, wertschätzende Startup-Atmosphäre mit flacher Hierarchie und einer Open-Door-Kultur
Du arbeitest mit einem großartigen Team in einem schnell wachsenden Deeptech-Unternehmen
Du hast die Möglichkeit, an wertvollen Mitarbeiterbefragungen teilzunehmen
Dich erwarten regelmäßige Mitarbeitergespräche, breite Entwicklungsmöglichkeiten und ein individuelles Weiterbildungsbudget
Du kannst dich auf ein unbefristetes Arbeitsverhältnis und 30 Urlaubstage im Jahr freuen
Du arbeitest bequem und gesundheitskonform in hellen, modernen Büros mit ergonomischer Ausstattung
Du hast die Möglichkeit, deine Teammitglieder bei unseren Mitarbeiter-Events wie z.B. Teambuildings oder Christmas-Partys besser kennenzulernen
Dir stehen kostenlose Kalt- und Heißgetränke, Snacks und Obst zur Verfügung
Du profitierst von unserer betrieblichen Altersvorsorge, unserem Fahrradleasingprogramm (Jobrad), und Zuschuss zum Deutschlandticket Jobticket
Du hast die Möglichkeit, von "The Coolest Connection", unserem Mitarbeiterempfehlungsprogramm, zu profitieren
Haben wir dein Interesse geweckt? Dann sende uns deine Bewerbung zu!

Weitere Infos findest du unter https://kiutra.com/