Legal Records & Contract Management Coordinator (m/w/d)

Über diese Stelle

Als Holding mit mehreren operativen Gesellschaften im Bereich der Spezialdiagnostik legen wir bei Academia großen Wert auf effiziente Prozesse und eine professionelle Dokumentenorganisation. Die strukturierte Verwaltung und Verfügbarkeit von Rechtsdokumenten ist dabei ein wichtiger Bestandteil der rechtlichen Unterstützung unserer Unternehmensgruppe.

Für unsere Rechtsabteilung suchen wir deshalb zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine strukturierte, IT-affine und eigenverantwortliche Persönlichkeit als Legal Records & Contract Management Coordinator (m/w/d) in Teilzeit mit 20-25 Wochenstunden.

Agilität. Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege ermöglichen es uns, gemeinsam Veränderung zu gestalten und Fortschritt voranzutreiben.

Flexibilität. Flexible Arbeitszeiten, die Möglichkeit zum Homeoffice sowie 30 Tage Urlaub pro Jahr unterstützen deine Work-Life-Balance.

Benefits. Mit Lunchit genießt du täglich ein Mittagessen. Zusätzlich erhältst du eine Mastercard, die wir monatlich mit 50 € bezuschussen, oder alternativ den EGYMWellpass. Darüber hinaus fördern wir deine Weiterentwicklung mit einem Weiterbildungsbudget von bis zu 2.500 € pro Jahr und empfehlen LOTARO für deine persönliche Entwicklung.

Erstklassige Lage. Unser modernes Büro im Herzen Münchens bietet guten Kaffee, kostenlose Getränke und Snacks.

Together We Rise. Gemeinsame Skitage, Wanderausflüge, Office-Yoga, Kochen oder Afterwork-Abende stärken unseren Teamgeist.

Willkommen im Team. Ein strukturiertes Onboarding sorgt für einen guten Start. Gleichzeitig erhältst du den Freiraum, eigenverantwortlich zu arbeiten und deine Ideen einzubringen.

Dokumentenmanagement und Ablage
Übernahme, Klassifikation und strukturierte Ablage eingehender Verträge und Rechtsdokumente - sowohl in physischer als auch in digitaler Form

Laufende Pflege und Qualitätssicherung der Dokumentendatenbank (physisch und digital)

Sicherstellung einheitlicher Ablagestandards und Namenskonventionen

Koordination der Digitalisierung physischer Unterlagen und Überführung in das Dokumentenmanagementsystem

Datenbank- und Systempflege
Erfassung wesentlicher Vertragsdaten in der Rechtsdatenbank
Vertragsparteien, Vertragstyp, Laufzeit, Kündigungsfristen, Verlängerungsoptionen

Vertragsgegenstand, Vertragsstatus, zuständige Ansprechpartner

Nutzung der integrierten KI-Funktionen der Datenbank zur Metadatenextraktion und Qualitätsprüfung

Pflege von Fristen- und Wiedervorlagesystemen sowie Erstellung von Auslaufberichten

Regelmäßige Datenbereinigung und Konsistenzprüfung des Dokumentenbestands

Operative Unterstützung der Rechtsabteilung
Annahme, Weiterleitung und Nachverfolgung eingehender Dokumente in Abstimmung mit den zuständigen Juristen

Unterstützung bei der Vorbereitung von Vertragsunterlagen und Archivierungsprozessen im Rahmen von Transaktionen

Erste Anlaufstelle für Anfragen anderer Abteilungen zur Dokumentenrecherche und -bereitstellung

Mitwirkung bei der Weiterentwicklung und Optimierung der Ablage- und Datenbankprozesse

Ausbildung und Erfahrung
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Ausbildung als Rechtsanwalts- oder Notarfachangestellte/r, Studium der Wirtschaftswissenschaften oder vergleichbare Qualifikation

Berufserfahrung in einer Rechtsabteilung, Kanzlei, Notariat oder in einer vergleichbaren dokumentenintensiven Umgebung von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich

Kein abgeschlossenes Jurastudium erforderlich; juristische Grundkenntnisse werden vorausgesetzt und können ggf. berufsbegleitend vertieft werden

Fachliche Kompetenzen
Fähigkeit, die wesentlichen Inhalte, Fristen und Verpflichtungen aus Verträgen und Rechtsdokumenten zu identifizieren und zu extrahieren

Sicherer Umgang mit professionellen Dokumentenmanagementsystemen und Rechtsdatenbanken

Ausgeprägte IT-Affinität; Bereitschaft und Fähigkeit, KI-gestützte Arbeitswerkzeuge produktiv einzusetzen

Versierter Umgang mit MS Office (insbesondere Word, Excel, Outlook)

Erfahrung mit Datenbankanwendungen oder die nachgewiesene Fähigkeit, sich diese schnell anzueignen

Persönliche Eigenschaften
Ausgeprägte Genauigkeit und Sorgfalt im Umgang mit sensiblen Rechtsdokumenten

Hohe Eigenorganisation und strukturierte Arbeitsweise; Fähigkeit, auch bei großem Dokumentenvolumen den Überblick zu behalten

Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen

Selbstständige, lösungsorientierte Arbeitsweise in einem kleinen Teamumfeld

Kommunikationsstärke im schriftlichen und mündlichen Austausch mit internen und externen Ansprechpartnern

Sprachkenntnisse
Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (Vertragssprache)

Gute Englischkenntnisse für die Arbeit mit englischsprachigen Verträgen und Systemoberflächen

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Wir freuen uns auf dich!

* Diese Stellenausschreibung verwendet die männliche Form stellvertretend für alle Geschlechter und lädt Menschen unabhängig von ihrem Geschlecht zur Bewerbung ein.