Legal operations manager Juridische Dienst KU Leuven

Over deze functie

De Juridische Dienst is op zoek naar een “legal operations manager”.

* Als legal operations manager breng je de diverse operationele processen binnen de dienst in kaart en je analyseert, stroomlijnt en optimaliseert deze processen. Je doet dit in samenspraak met de betrokken medewerkers van de eigen en andere diensten en je creëert draagvlak voor aanpassingen en verbetering. Vermits het takenpakket van de Juridische Dienst niet beperkt is tot welbepaalde materies en evolueert met de ontwikkeling van de universiteit en de wijze waarop er tussen onderdelen en diensten van KU Leuven wordt samengewerkt, zal je takenpakket ook evolueren, zal je met regelmaat geconfronteerd worden met nieuwe, vaak complexere processen en dien je zicht te hebben op interacties met relevante processen elders binnen KU Leuven.
* Je organiseert, rekening houdend met de beschikbare budgetten, de digitale ondersteuning van deze processen. Daarbij integreer je verantwoord gebruik van artificiële intelligentie.
* Je staat mee in voor de selectie van de digitale tools die de werking ondersteunen en bent verantwoordelijk voor de configuratie, uitrol, de concrete implementatie binnen de dienst en het beheer van de gebruikte middelen.
* Je kan zelf oplossingen uitwerken in tools als Excel en SharePoint. Ook dit gebeurt in nauw contact met je collega’s, in het bijzonder met die collega’s die verantwoordelijk zijn voor dossier- en procesbeheer en voor de clausuledatabank, de sjablonen en playbooks voor het checken van overeenkomsten.
* Je maakt je collega’s waar nodig wegwijs in processen en tools en stuurt bij in functie van hun noden.
* Je levert informatie aan voor diverse rapportering die de Juridische Dienst opmaakt en je documenteert je werkzaamheden nauwkeurig en systematisch in draaiboeken die toelaten om een vlotte werking te blijven waarborgen bij afwezigheden of personeelswissels.
* Je krijgt in het kader van een aantal processen ook zelf de inhoudelijke verantwoordelijkheid.
* Je streeft efficientiewinst na bij het vormgeven van processen. De concrete uitwerking vertrekt steeds vanuit heldere doelstellingen die worden vastgelegd in functie van de risicobereidheid van de universiteit.
* Je richt processen zo in dat ze leiden tot een vlotte en oplossingsgerichte werking, in het belang van de interne eindgebruiker en met inachtname van de typische eigenheden en belangen van KU Leuven, zoals respect voor de academische vrijheid die de instelling en haar onderzoekers genieten en voor de geldende normen op het vlak van integriteit en ethiek.
* Je rapporteert aan het hoofd van de Juridische Dienst.

Wij beogen een voltijdse tewerkstelling van onbepaalde duur (80% deeltijds is bespreekbaar). Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie dan start je in graad 8. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen starten in graad 7. Graad 9 is uitzonderlijk weggelegd voor kandidaten die reeds van bij de start, omwille van doorgedreven kennis en ervaring, extra verantwoordelijkheden kunnen opnemen.

Een stimulerende werkomgeving: als één van de grootste werkgevers in België biedt KU Leuven werkgelegenheid aan meer dan 10.000 medewerkers die elke dag bouwen aan de toekomst met baanbrekend onderzoek en academisch onderwijs op topniveau, nieuwe ideeën en state-of-the-art technologieën.