HR Generalist / Personalreferent (m/w/d) – HR Operations, Payroll & Recruiting

Über diese Stelle

Befristet auf 24 Monate · Start ab 1. November 2026 · Paderborn · hybrides Arbeiten · in Vollzeit oder Teilzeit möglich
Du liebst es, wenn HR-Prozesse zuverlässig laufen, Verträge und Abrechnungsdaten stimmen und Kandidat vom ersten Kontakt bis zum Onboarding professionell begleitet werden? Dann übernimm bei uns eine zentrale Rolle im operativen People & Culture Management.
Als HR Generalist / Personalreferent (m/w/d) verantwortest du unsere Personaladministration, die vorbereitende Lohn- und Gehaltsabrechnung und unterstützt im Recruiting. Du bist eine verlässliche Ansprechperson für Mitarbeitende und Führungskräfte und sorgst dafür, dass unsere HR-Prozesse strukturiert, termingerecht und menschlich funktionieren.

• Start: 1. November 2026

• Vertragsart: befristet auf 24 Monate

• Arbeitsort: Paderborn

• Arbeitsmodell: Hybrid (durchschnittlich 3 Tage die Woche vor Ort)

• Arbeitszeit: Vollzeit

• Erfahrungslevel: mindestens zwei Jahre relevante HR-Erfahrung

• Schwerpunkte: Personaladministration, vorbereitende Payroll mit externem Steuerberatungsbüro und Recruiting

• Reisetätigkeit: Keine

• Du verantwortest die Personaladministration entlang des gesamten Employee Lifecycles – von Arbeitsverträgen und Vertragsänderungen über Bescheinigungen und Nebentätigkeitserlaubnis bis zu Arbeitszeugnissen und digitalen Personalakten.

• Du steuerst die vorbereitende Payroll: Du bereitest abrechnungsrelevante Daten vollständig und korrekt auf, prüfst sie, hältst Fristen nach und klärst Rückfragen mit Mitarbeitenden und unserem externen Abrechnungspartner.

• Du betreust unser Recruiting End-to-End – von der Abstimmung des Anforderungsprofils und der Stellenausschreibung über Screening und Interviews bis zur Angebotsphase und wertschätzenden Kommunikation mit Bewerbern.

• Du koordinierst Onboarding und Offboarding und stellst gemeinsam mit den beteiligten Teams einen vollständigen und reibungslosen Ablauf sicher.

• Du bist erste Ansprechperson für Mitarbeitende und Führungskräfte bei operativen HR-Fragen und Standardprozessen.

• Du pflegst HR-Daten, Vorlagen und Prozessdokumentationen und entwickelst wiederkehrende Abläufe pragmatisch weiter.

• Bei Maßnahmen der Personalentwicklung unterstützt du punktuell organisatorisch, beispielsweise bei Terminierung, Teilnehmendenmanagement und Dokumentation.

• Du hast mindestens zwei Jahre praktische Erfahrung im operativen Personalwesen, zum Beispiel als HR Generalist, Personalreferent, HR Operations Specialist oder Personalsachbearbeiter mit erweitertem Verantwortungsbereich.

• Du hast bereits eigenständig Aufgaben in der Personaladministration übernommen und Arbeitsverträge, Vertragsänderungen, Zeugnisse oder vergleichbare HR-Dokumente vorbereitet.

• Du kennst die vorbereitende Lohn- und Gehaltsabrechnung aus der Praxis und arbeitest sicher mit abrechnungsrelevanten Daten, Fristen und Plausibilitätsprüfungen.

• Du hast mehrere Phasen des Recruitings bereits selbst betreut und möchtest Vakanzen nach deiner Einarbeitung eigenständig von der Bedarfsklärung bis zum Vertragsangebot begleiten.

• Du verfügst über anwendungsbezogene Grundlagen im deutschen Arbeitsrecht sowie im Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht. Bei Sonderfällen weißt du, wann du weitere Expertise einbeziehen solltest.

• Du kommunizierst auf Deutsch mündlich und schriftlich sehr sicher. Fließende Englischkenntnisse sind für die Kommunikation mit internationalen Bewerbenden und Mitarbeitenden hilfreich.

• Eine kaufmännische Ausbildung, eine HR-Weiterbildung oder ein Studium mit Personalbezug ist willkommen. Entscheidend ist für uns deine relevante Praxiserfahrung.
Was dich bei uns erfolgreich macht

• Du arbeitest strukturiert, hältst Fristen zuverlässig nach und bringst Vorgänge konsequent zum Abschluss.

• Bei Verträgen, Payroll-Daten und vertraulichen Informationen verbindest du Sorgfalt mit einem ausgeprägten Verantwortungsbewusstsein.

• Du hast Freude an einer bewusst operativen Hands-on-Rolle und siehst professionelle Administration als Grundlage guter Personalarbeit.

• Auch bei wechselnden Prioritäten behältst du den Überblick und kommunizierst klar, verbindlich und respektvoll.

• Du arbeitest gern im Team, teilst Wissen und gestaltest saubere Übergaben.
Du erfüllst nicht jeden einzelnen Punkt? Bewirb dich trotzdem. Wenn du breite Erfahrung in der HR-Administration oder vorbereitenden Payroll mitbringst, können wir z.B. einzelne Recruitingthemen gemeinsam weiterentwickeln.

• 32 Urlaubstage

• Hybrides Arbeiten mit durchschnittlich drei gemeinsamen Bürotagen pro Woche in Paderborn

• Flexible Arbeitszeiten in Abstimmung mit deinem Team

• Moderne IT-Ausstattung – Mac oder Windows, du hast die Wahl

• eGym Wellpass und Corporate Benefits

• Regelmäßige Team-Events, kostenlose Getränke und ein Willkommenspaket

• Die Möglichkeit, 1 % deiner jährlichen Arbeitszeit in soziale Projekte zu investieren

• Eine strukturierte Übergabe, klare Verantwortlichkeiten und viel Eigenständigkeit im operativen People & Culture Management

Unser Bewerbungsprozess

• Kennenlerngespräch: Wir sprechen über deine Motivation, deine Erfahrung und die Rahmenbedingungen der Position.

• Experteninterview mit kurzer Praxisaufgabe: Gemeinsam schauen wir auf typische Situationen aus HR-Administration, vorbereitender Payroll und Recruiting.

• Teaminterview: Du lernst mögliche Kolleg:innen kennen und erhältst einen realistischen Einblick in Zusammenarbeit und Arbeitsalltag.
Für deine Bewerbung reicht uns im ersten Schritt dein Lebenslauf – ein Anschreiben ist nicht erforderlich.
Klingt nach deiner nächsten Aufgabe? Dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen.
Du hast Fragen? Melde dich gern bei Svenja!

Svenja Kiesewetter
People & Culture
✉️ [email protected]