Hoofdmedewerker studentenadministratie, functieklasse B, 100% (DOWA STA E 063)

Over deze functie

*Ben je een administratieve duizendpoot, ben je vlot in de omgang en spreekt het je aan om in een studentencontext te werken? Dan is deze tijdelijke functie binnen de dienst Studentenaangelegenheden misschien iets voor jou!*

**Jouw job**

De afdeling Studentenadministratie (onderdeel van de dienst Studentenaangelegenheden) is georganiseerd rond 3 thema’s: studenten- en opleidingsadministratie, onderwijsplanning en stageadministratie. Samen zorgen we voor een vlotte administratieve begeleiding van HOGENT-studenten gedurende hun volledige studieloopbaan.

Als tijdelijke vervanging (100%) van enkele collega’s word je ingezet binnen het team studenten- en opleidingsadministratie. Je neemt er een actieve rol op in de correcte en tijdige verwerking van studenten- en opleidingsdossiers en je garandeert de kwaliteit van onze administratieve dienstverlening. Samen met je collega’s sta je in voor de opvolging van inschrijvingen en de studentendossiers en verzorg je de opleidings- en examenadministratie. Daarbij heb je steeds oog voor regelgeving, procedures en deadlines.

Vanuit de front-office (het studentensecretariaat op campus Schoonmeersen) ben je het eerste aanspreekpunt voor studenten. Je beantwoordt hun uiteenlopende administratieve vragen op een klantgerichte manier en vertaalt regelgeving naar heldere, correcte informatie.

Gedurende piekperiodes in het academiejaar ondersteun je het uitdagend planningsproces. Via digitale tools plan je de onderwijs- en examenactiviteiten. Je houdt daarbij rekening met de noden van de opleiding en de mogelijkheden binnen de organisatie. Je volgt dagelijkse wijzigingen nauwgezet op, zoekt haalbare oplossingen en doet de nodige aanpassingen. Je staat hiervoor in nauw overleg met zowel lesgevers als je collega-planners.

Daarnaast lever je een actieve bijdrage aan de organisatie, planning en uitvoering van diverse administratieve taken en processen binnen het team.

Wij bieden een **voltijdse (100%)** statutaire aanstelling in een tijdelijke, niet-vacante betrekking, ter vervanging van enkele collega’s. Je aanstelling start zo snel mogelijk, tot terugkeer van de titularissen en minstens tot en met december 2026. Je werkt in een **38-uren stelsel**.

Je verloning is op maat van aantoonbare relevante ervaring, aangevuld met klassieke werkmiddelen zoals een laptop. Je verloning situeert zich in de **klasse B**, tussen de **salarisschaal** B11 (minimum) en de salarisschaal B22 (maximum). Afhankelijk van het bedrag van je loon en je gezinstoestand, wordt je loon aangevuld met een **haard- of standplaatstoelage**. Meer info over de salarisschalen vind je hier.

Afhankelijk van je huidige statuut en anciënniteit, kunnen naast eventuele geldelijke **anciënniteit** uit de openbare sector diensten uit de privésector verrekend worden in de geldelijke anciënniteit. Ervaring op hetzelfde niveau kan meegeteld worden voor de toekenning van je salarisschaal. Toekenning ervan gebeurt aan de hand van tewerkstellingsattesten en na onderzoek van je dossier.

We bieden daarnaast een internetvergoeding van €20 per maand. Het **woon-werkverkeer** met het openbaar vervoer is gratis. Als je met de fiets komt, krijg je hiervoor een vergoeding. Kom je met de wagen, dan is er parkeerplaats voorzien.

Als je voltijds werkt, bieden we je **36 vakantiedagen** per volledig kalenderjaar. Daarnaast heb je recht op alle wettelijke **feestdagen**, aangevuld met een aantal extra feestdagen. Valt een feestdag op een dinsdag of donderdag, dan krijg je een brugdag om de brug naar het weekend te maken.

Daarnaast hebben we een aantrekkelijk **sportaanbod**, en ontvang je een **personeelskaart** met extra voordelen. Als medewerker van HOGENT kan je ook voordelig aansluiten bij de **hospitalisatieverzekering** van Ethias Onderwijs en kan je via onze raamovereenkomst intekenen op een voordelig **gsm**\-abonnement.