Gestionnaire Administration des Ventes (ADV) / Achats H/F

À propos du poste

Notre société est spécialisée dans la conception et la réalisation d'aménagements d'espaces professionnels en mode Design & Build / Contractant Général. Nous accompagnons nos clients depuis la conception du projet jusqu'à la réalisation et au suivi des travaux.

Rattaché(e) à la Direction et en collaboration avec les Chargés d'Affaires et équipes projets, vous participez à la gestion administrative des affaires, des clients, fournisseurs et sous-traitants, le suivi des commandes et de la facturation, ainsi que le suivi des marges depuis la création de l'affaire jusqu'à sa clôture.

ADV & suivi clients
- Créer et suivre les affaires, devis, commandes et documents contractuels.
- Constituer les dossiers de réponses aux appels d'offres.
- Établir et suivre la facturation, les règlements, relances et éventuels litiges.
- Maintenir les dossiers et données clients à jour

Suivi des affaires & des marges
- Suivre ventes, achats, commandes, engagements et budgets projets.
- Suivre les marges prévisionnelles, actualisées et réalisées.
- Analyser les écarts, identifier les dérives et alerter les Chargés d'Affaires / la Direction.
- Préparer les tableaux de bord et indicateurs de pilotage.

Achats, fournisseurs & sous-traitants
- Créer et suivre les commandes et achats de matériaux, mobilier et prestations.
- Préparer et suivre les contrats de sous-traitance.
- Contrôler assurances, KBIS, attestations fiscales et sociales.
- Suivre livraisons, factures, relances, sourcing et référencement fournisseurs.

Coordination & process
- Coordonner les informations entre Chargés d'Affaires, équipes travaux et partenaires.
- Veiller au respect des procédures et identifier les pièces manquantes.
- Améliorer les process ADV / achats et fiabiliser les outils de suivi.
- Participer au reporting régulier de l'activité.

EVERWIN & fiabilité des données
- Créer et mettre à jour les affaires, données clients et projets.
- Suivre les processus ventes / achats, commandes et engagements.
- Mettre à jour les données nécessaires au suivi des marges.
- Garantir la cohérence et la fiabilité des informations

Suivi administratif des chantiers
- Suivre dossiers administratifs, assurances et formalités des intervenants.
- Préparer et suivre les documents de sécurité, notamment les PPSPS.
- Coordonner les documents nécessaires à l'ouverture et au déroulement des opérations.
- Suivre les dossiers de fin de chantier : DOE, DIUO et documents associés.