GA & AP Data Controller

About this role

Job Purpose
Planifier et encadrer les activités de ses collaborateurs sur l’ensemble des comptes de comptabilité générale, à l’exception des banques et des taxes. Assurer le suivi et le déploiement des indicateurs de performance de la section en coordination avec le FC.
Appuyer le FC dans l’élaboration des états financiers de VEG ainsi que les SPV.
Réaliser des revues analytiques des comptes à chaque clôture. Veiller quotidiennement au suivi des états d’intégrité en lien avec les travaux menés au sein de la section.
Principal Accountabilities
Accounting

• Veiller à l’organisation et à la tenue effective des comités de réconciliation, en s’assurant que l’ensemble des comptes du bilan (Balance Sheet) est analysé, justifié et validé.

• Garantir que tous les comptes sont dûment signés par le Financial Controller (FC) et le Finance Manager (FM), attestant de leur fiabilité et de leur conformité.

• S’assurer également que les procès-verbaux (minutes) des réunions sont formalisés de manière claire, exhaustive et transmis au FM dans les délais requis.

• Assurer un suivi rigoureux et proactif des actions identifiées lors des comités de réconciliation, en mettant en place un outil de suivi (tracking) permettant de monitorer l’état d’avancement de chaque point.

• Relancer les équipes concernées, lever les éventuels blocages et veiller à ce que toutes les actions soient clôturées dans les délais convenus, conformément aux objectifs fixés.

• S’assurer que l’ensemble des comptes est réconcilié de manière régulière et conforme dans l’outil à nos process de (lettrage), en respectant les procédures internes et les exigences du groupe.

• Veiller à la qualité des réconciliations, à la cohérence des données et à la disponibilité des justificatifs associés.

• Garantir que tous les écarts font l’objet d’une analyse approfondie, documentée et étayée par des pièces justificatives pertinentes.

• S’assurer que chaque écart est clairement expliqué, que son ancienneté est suivie et qu’un plan d’action est défini pour sa résolution.

• Contribuer à l’amélioration continue des processus de réconciliation et du dispositif de contrôle interne, en identifiant les anomalies récurrentes, en proposant des mesures correctives et en renforçant la fiabilité globale des informations financières.

• Suivre les KPI du département et s’assurer qu’ils sont tous au-dessus des objectifs

• S’assurer que toutes les dépenses d’investissement sont correctement examinées et capitalisées conformément aux politiques de l’entreprise et aux normes comptables applicables (IAS 16 / IFRS).

• Vérifier que seuls les coûts éligibles sont capitalisés et que l’ensemble des pièces justificatives est complet et exact.

• Maintenir un registre des immobilisations à jour et précis, incluant les descriptions des actifs, leur emplacement, leur durée de vie utile, les méthodes d’amortissement et le suivi des étiquettes d’actifs.

• Veiller à la classification correcte des actifs par catégorie.

• Effectuer régulièrement les rapprochements entre le registre des immobilisations et le grand livre général. Identifier, expliquer et résoudre rapidement toute divergence.
Integrity

• S’assurer que l’ensemble des rapports d’intégrité figurant dans la checklist GOAL ZERO est entièrement conforme (clean), sans anomalies ni écarts non justifiés.

• Mettre en place un contrôle régulier de ces rapports, identifier rapidement toute irrégularité et veiller à sa correction dans les meilleurs délais.

• Garantir que toutes les écritures sont correctement comptabilisées dans les périodes comptables appropriées, en conformité avec les règles de cut-off.

• Vérifier que toute différence ou anomalie identifiée est analysée, réconciliée et apurée avant la clôture mensuelle.

• En cas d’impossibilité de résolution immédiate, s’assurer que les écarts sont formellement documentés et remontés via l’Application Helpdesk, avec un suivi rigoureux jusqu’à leur résolution définitive.

AR & AP
Rapprochements des comptes
Effectuer les rapprochements suivants et transmettre les résultats au Financial Controller (FC) pour révision et validation:

• AR ageing balance vs GL Accounts: comparer le vieillissement des comptes clients avec le grand livre général pour identifier tout écart ou retard de paiement.

• Open AP vs GL Accounts: rapprocher les comptes fournisseurs ouverts avec le grand livre général afin de détecter les factures non comptabilisées ou les écarts.

• GRNI vs GL Accounts: vérifier la concordance entre les biens reçus mais non facturés (Goods Received Not Invoiced) et le grand livre général, en s’assurant que toutes les transactions sont correctement enregistrées.

• Suivi du compte “Unapplied Cash”

• S’assurer que le compte des encaissements non appliqués est quotidiennement rapproché et que les correspondances sont effectuées. Maintenir le solde à un niveau minimum pour éviter tout impact sur la trésorerie et les états financiers.

• Validation des comptes clients en espèces
Vérifier et valider les rapprochements des comptes clients payant en espèces, et communiquer les résultats au FC pour approbation.

• Rapprochements mensuels
S’assurer que tous les comptes clients et fournisseurs sont systématiquement rapprochés à la fin de chaque mois, conformément aux procédures internes et aux exigences de clôture financière. Identifier, documenter et résoudre rapidement les écarts éventuels.

• Rapprochement des E-Services
Garantir que les comptes liés aux services électroniques (E-services) sont correctement rapprochés. Vérifier la concordance entre les transactions enregistrées dans les systèmes électroniques et le grand livre général, en s’assurant de l’exactitude, de la cohérence et de la traçabilité des informations.

• Reporting et suivi
Documenter tous les rapprochements réalisés, signaler les écarts significatifs, mettre en place des plans d’action pour leur résolution et assurer un suivi rigoureux jusqu’à la clôture complète des points ouverts.

OPEX

• Analyse…