Executive et Personal Assistant du Président et Vice-Président (H/F)

À propos du poste

1. Assistance exécutive et organisation professionnelle

* Assurer l'assistanat quotidien du Président et du Vice-Président.
* Gérer leurs agendas respectifs, en intégrant les rendez-vous professionnels, personnels et les engagements extérieurs.
* Organiser et coordonner les déplacements professionnels, réunions, séminaires, événements et rendez-vous institutionnels.
* Préparer les dossiers, notes, présentations, comptes rendus et documents nécessaires à leurs différentes interventions.
* Filtrer, traiter et prioriser les appels téléphoniques et les courriels.
* Anticiper les besoins, identifier les urgences et proposer des solutions adaptées aux contraintes de chacun.
* Veiller à la bonne organisation de leurs journées et à l'optimisation de leur emploi du temps.

2. Gestion des affaires personnelles et privées des dirigeants

* Prendre en charge la gestion administrative et opérationnelle de dossiers personnels et privés confiés par les deux dirigeants.
* Assurer le suivi de démarches personnelles, administratives, patrimoniales, immobilières ou logistiques.
* Gérer des dossiers et affaires privées pouvant être totalement indépendants de l'activité, de l'objet social et des intérêts du Groupe ESRA.
* Effectuer les recherches nécessaires, solliciter des prestataires, demander des devis et organiser les interventions.
* Assurer les prises de rendez-vous, réservations, déplacements et autres organisations à caractère privé.
* Être l'interlocuteur privilégié des différents prestataires et intervenants dans le cadre des missions confiées.
* Assurer le suivi des demandes et relancer les interlocuteurs jusqu'à leur résolution.
* Gérer les documents et correspondances relatifs à ces dossiers dans le respect de leur caractère strictement confidentiel.

3. Coordination et suivi des dossiers stratégiques et opérationnels

* Coordonner les échanges avec les différentes directions du Groupe (RH, administrative, pédagogique, financière, communication, etc.).
* Faire le lien entre la Présidence, la Direction et les différents interlocuteurs internes et externes.
* Suivre les échéances, effectuer les relances nécessaires et veiller au respect des délais.
* Mettre à jour les outils de suivi et assurer un reporting régulier sur l'avancement des dossiers.
* Veiller à la bonne transmission des informations et à la mise en œuvre des décisions prises.

4. Organisation et coordination des réunions

* Élaborer et gérer le calendrier des réunions des deux dirigeants.
* Coordonner les disponibilités des différents interlocuteurs.
* Préparer les ordres du jour et collecter les éléments nécessaires auprès des services concernés.
* Organiser les réunions internes, externes et interservices.
* Assurer, si nécessaire, la prise de notes et la rédaction des comptes rendus.

5. Gestion de l'accueil et des sollicitations de la Direction

* Accueillir les visiteurs et interlocuteurs souhaitant rencontrer les dirigeants.
* Gérer les appels entrants et assurer leur filtrage.
* Identifier le caractère urgent ou confidentiel des demandes.
* Veiller à la qualité de l'accueil et à la bonne gestion des sollicitations adressées à la Présidence et à la Direction.

Confidentialité et relation de confiance

Compte tenu de la nature des fonctions exercées, le poste implique un niveau particulièrement élevé de confidentialité et de discrétion professionnelle.

À ce titre, le salarié devra :

* Garantir la confidentialité absolue des informations professionnelles et personnelles auxquelles il a accès.
* Faire preuve de discernement dans la gestion des informations et des sollicitations.
* Respecter strictement le caractère privé des affaires personnelles des dirigeants.
* Adopter une posture professionnelle fondée sur la loyauté, la confiance, la disponibilité et la discrétion.

Rémunération : 30 000,00€ à 35 000,00€ par an

Avantages :
* Prise en charge du transport quotidien
* RTT
* Titre restaurant

Lieu du poste : En présentiel