Executive Assistant to the CEO (m/w/d)

About this role

Rechte Hand des CEO: Sie übernehmen die komplette organisatorische Verantwortung für sein Tagesgeschäft und schaffen als verlässliche Anlaufstelle am Hauptsitz Struktur – auch wenn der CEO unterwegs ist. Dabei bauen Sie das neu geschaffene CEO Office aktiv mit auf.

• Kalender- und Terminmanagement inkl. aktiver Priorisierung und Schutz von Fokuszeiten

• Aufsetzen und Nachhalten der regelmäßigen Jour fixes mit den Direct Reports des CEO

• Vorbereitung von Terminen und Meetings: Agenda, Unterlagen, Kurzbriefing

• Logistische Vor- und Nachbereitung von Board- und Gesellschafterterminen

• Komplette Reiseplanung und -organisation inkl. Reisekostenabrechnung

• Koordination von Standortbesuchen, externen Terminen und Besuchern am Hauptsitz

• Zentrales Nachhalten von To-dos, Entscheidungen und Wiedervorlagen für den CEO

• Verantwortung für zentrale organisatorische Themen am Hauptsitz (u. a. Onboarding neuer Kolleg:innen, Management-Meetings, Firmenveranstaltungen, Office Management)

• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant / Geschäftsführungsassistenz, idealerweise in einem dynamischen Mittelstands- oder PE-Umfeld

• Nachweislich proaktive, selbstständige Arbeitsweise – Sie antizipieren Bedarf, statt auf Anweisungen zu warten

• Souveräner Umgang mit Geschäftsführern, Investoren, Beratern und Führungskräften

• Durchsetzungsstärke beim Nachhalten von Terminen, Themen und Zusagen – auch auf Managementebene

• Hands-on-Mentalität und Freude daran, Strukturen und Prozesse eigenständig aufzubauen

• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 und ausgeprägte digitale Affinität

• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse

• Niederländischkenntnisse von Vorteil

• Verantwortung ab Tag eins und direkte Zusammenarbeit mit dem CEO

• Die Möglichkeit, das neu geschaffene CEO Office von Grund auf mitzugestalten

• Kurze Wege und schnelle Entscheidungen in einer stark wachsenden Unternehmensgruppe

• Sicherer Arbeitsplatz in einem gesunden, wachsenden Unternehmen

• 30 Tage Urlaub & Urlaubsgeld

• Moderne Arbeitsmittel & klare Einarbeitung

• Flexible Arbeitszeitgestaltung

Bei Fragen hilft Dir gerne Katharina unter der +49 152 51544077 bzw. [email protected] weiter!