Executive Assistant & Office Manager (m/w/d)

Über diese Stelle

Sie sorgen für einen reibungslosen Ablauf unseres Head Offices in München und unterstützen die Geschäftsführung zuverlässig und vorausschauend im Tagesgeschäft. Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere:

• Professionelle Organisation und Koordination des Head Offices

• Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft

• Koordination und Priorisierung von Terminen sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen

• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, Protokollen und weiteren Unterlagen

• Bearbeitung vertraulicher Korrespondenz sowie professioneller Umgang mit sensiblen Informationen

• Organisation von Dienstreisen, internen Veranstaltungen und Geschäftsterminen

• Koordination und Bearbeitung organisatorischer Anliegen von Mitarbeitenden, Ärzt:innen, Führungskräften, Besucher:innen und externen Partnern

• Koordination externer Dienstleister sowie Sicherstellung eines reibungslosen Büro- und Organisationsbetriebs

• Unterstützung der Unternehmensbereiche und Standorte bei organisatorischen und administrativen Anliegen

• Eigenständige Steuerung und kontinuierliche Weiterentwicklung administrativer Prozesse

• Übernahme ausgewählter Projekte und Sonderaufgaben im Auftrag der Geschäftsführung

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein vergleichbares Studium oder eine gleichwertige Qualifikation

• Mehrjährige Berufserfahrung in einer anspruchsvollen Assistenzfunktion, idealerweise auf Geschäftsführungs- oder Vorstandsebene

• Ausgeprägtes Organisationsgeschick und die Fähigkeit, auch bei wechselnden Anforderungen den Überblick zu behalten und Prioritäten eigenständig zu setzen

• Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Eigeninitiative

• Ausgeprägte Kommunikationsstärke sowie ein professionelles, verbindliches und serviceorientiertes Auftreten

• Hohe Diskretion und ein vertrauensvoller Umgang mit sensiblen Informationen

• Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und eine lösungsorientierte Arbeitsweise

• Bereitschaft zur täglichen Präsenz in unserem Head Office in München; mobiles Arbeiten ist in dieser Position nur in Ausnahmefällen möglich

• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

• Sicherer Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Word, PowerPoint, Excel und Teams

• Verantwortungsvolle Schlüsselrolle mit abwechslungsreichen Aufgaben und großem Gestaltungsspielraum

• Attraktiver Arbeitsplatz in einer krisenfesten Zukunftsbranche in einem stark aufgestellten und dynamisch wachsenden Gesundheitsunternehmen

• Kollegiale und offene Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien: kurze Entscheidungswege, enger Austausch mit dem Management, im Team und Zusammenarbeit mit erfahrenen Kolleginnen und Kollegen

• Leistungsgerechte und attraktive Vergütung

• Moderne Arbeitsbedingungen mit hoher Flexibilität: 30 Tage Urlaub, zusätzlich den 24.12. und 31.12. frei, flexible Arbeitszeiten

• Weitere Benefits: Unternehmensfitness-Angebote von EGYM Wellpass, Corporate Benefits, betriebliche Altersvorsorge mit Arbeitgeberzuschuss, Bikeleasing, Mobilitätszuschuss

medermis clinics GmbH
Art Deco Palais an der Hackerbrücke
Anwesenheit vor Ort, Homeoffice nur in Ausnahmefällen