Clinic Manager & Personal Assistant

Over deze functie

**Ortho Tervuren · Tervuren · Voltijds of 4/5**

**Neem jij graag de leiding over de dagelijkse organisatie? Zorg jij dat een team, een planning en alle praktische details goed op elkaar aansluiten?**

Ortho Tervuren is een kleinschalige, moderne praktijk voor exclusieve orthodontie. Persoonlijke aandacht, hoogwaardige zorg en digitale innovatie staan bij ons centraal.

Ik ben Sofie Velghe, tandarts en praktijkhouder. Ik zoek een betrokken, daadkrachtige **Clinic Manager** die de dagelijkse organisatie van mijn praktijk in handen neemt. Zo kan ik me opnieuw meer richten op wat voor mij centraal staat: mijn patiënten en hun behandeling.

Je wordt mijn rechterhand en het vaste aanspreekpunt voor de praktische en organisatorische werking van de praktijk.

Jouw verantwoordelijkheid

Je zorgt dat de praktijk vlot draait. Je brengt structuur, stuurt bij waar nodig en volgt zaken op tot ze afgerond zijn. Binnen duidelijke afspraken krijg je de ruimte om zelfstandig beslissingen te nemen.

**De dagelijkse werking en het team**

* Je coördineert de dagelijkse praktijkorganisatie en houdt overzicht over de planning en bezetting.
* Je stemt af met het team, verdeelt organisatorische taken en bewaakt de opvolging.
* Je organiseert uurroosters, verlof en de samenwerking met externe diensten.
* Je signaleert knelpunten en werkt praktische oplossingen uit.
* Je bewaakt een warme, professionele en goed georganiseerde patiëntenervaring.

**Administratie en opvolging**

* Je beheert mijn agenda en bewaakt afspraken, prioriteiten en deadlines.
* Je coördineert de administratieve voorbereiding en opvolging van offertes en behandelvoorstellen.
* Je zorgt dat e-mails, WhatsApp-berichten en praktische patiëntvragen tijdig worden opgevolgd.
* Je bewaakt de opvolging van facturatie, betalingen en openstaande dossiers.
* Je onderhoudt contacten met leveranciers, labo’s, techniekers en andere partners.
* Je houdt bestellingen, voorraad en leveringen onder controle.

**Verbetering en ontwikkeling**

* Je helpt onze nieuwe praktijksoftware invoeren en zorgt dat het team er goed mee kan werken.
* Je maakt werkprocessen duidelijker en efficiënter.
* Je coördineert praktische projecten en ondersteunt onze praktijkcommunicatie en social media.

**Aanvullende persoonlijke ondersteuning**

Het grootste deel van je functie draait om de praktijk. Daarnaast help je me af en toe met persoonlijke planning en praktische organisatie, zoals afspraken regelen, reizen boeken, huishoudelijke hulp zoeken of een boodschap afhandelen. Ook daarmee help je rust en ruimte creëren in mijn agenda.

Wat bieden we?

* Een sleutelrol waarin je echt invloed hebt op de werking van de praktijk.
* Een rechtstreekse samenwerking met de praktijkhouder en korte beslissingslijnen.
* Vertrouwen en ruimte om binnen je verantwoordelijkheden zelfstandig te handelen.
* Een klein, betrokken team in een verzorgde, moderne werkomgeving.
* Een voltijdse functie van 38 uur; 4/5 is bespreekbaar voor de juiste kandidaat.
* Een aantrekkelijk loon volgens ervaring en verantwoordelijkheden, aangevuld met extralegale voordelen.
* Begeleiding om onze praktijk, behandelingen en digitale systemen te leren kennen.

Je werkt hoofdzakelijk ter plaatse in Tervuren. Werkuren en startdatum bespreken we samen.