Chargé-e d'accueil, assistant-e administratif-ve (H/F)

À propos du poste

Dans le cadre d'un congé maternité, Langue et Communication recherche un-e chargée d'accueil, assistant-e administratif-ve pour assurer l'accueil des publics de Langue et Communication et assister administrativement les coordinatrices de Pôle et les formateur-rice-s. Ce poste est à pourvoir en CDD à temps plein à partir du lundi 14 septembre 2026. Le ou la candidat-e devra être en mesure d'assurer les missions suivantes :

Vos missions principales
Mission 1 : L'accueil
- Assurer l'accueil physique, téléphonique et mail de tous les interlocuteurs de Langue et Communication (apprenants, partenaires, fournisseurs, visiteurs) : les renseigner, les orienter, prendre les messages et les transmettre, gérer la correspondance.
- Accueillir en français et en anglais (une 3e langue serait appréciée) les publics apprenants pour les informer et les orienter sur les cours et comprendre leurs demandes.
- Participer à la mise à jour du site Internet et à l'élaboration de supports de communication.
- Participation à la réflexion avec l'équipe sur l'animation de l'accueil global de la structure.

Mission 2 : Suivi administratif
- Assurer la gestion complète des dossiers administratifs des apprenants pour les différentes actions de formation linguistique (cours, ateliers, examens, formation bénévoles). Gestion des adhésions et encaissement.
- Participer au développement des procédures administratives en collaboration avec les responsables de pôle.

Mission 3 : Services généraux
- S'assurer de la mise en ordre de l'espace d'accueil et d'information
- S'assurer des règles de sécurité et de l'entretien des locaux avec la direction et la ville de Rennes
- Gérer les stocks et suivre les commandes (matériel informatique et fournitures)
- Archiver les dossiers

Mission 4 : Surveillance des examens
- Assurer la surveillance des examens TCF et des examens civiques selon les consignes établies.
- Vérifier le bon déroulement des épreuves et appliquer les procédures en cas d'incident.