BCCR - Technical Support Officer

Over deze functie

**Communicatiebeheer:**

* Telefoongesprekken beantwoorden, gesprekken doorverbinden en berichten doorgeven.
* Inkomende en uitgaande e-mails beheren, verzoeken sorteren en op gepaste wijze beantwoorden.
* Agendabeheer: De logistiek van afspraken en vergaderingen organiseren,
De agenda’s van leidinggevenden beheren, interne of externe vergaderingen plannen en zalen, catering of een restaurant reserveren.
* Beheer van de agenda van de directe leidinggevende

**Documentbeheer:**

* Documenten (zowel op papier als digitaal) sorteren, ordenen, doorsturen en archiveren.
Beheer van databases (bijv. Efficy, e-qms, MyNBN, dbTraining)
* Mailinglijsten, onder meer in het kader van projecten met de afdelingsleden (profielen in Efficy, o.a.)
* Opstellen, proeflezen en opmaken van administratieve documenten (brieven, rapporten, presentaties, enz.).
* Medewerkers ondersteunen bij het indienen van offertes (verzamelen van de vereiste administratieve documenten, opstellen van offertbrieven, coördinatie en opvolging van handtekeningen, …), beheer van overeenkomstendossiers
* Opstellen van verslagen van interne vergaderingen op verzoek van managers en/of teamleiders.
* Beheersing van Efficy: BA-dossiers (bij afwezigheid van MVC), EP, I, OVEREENKOMSTEN
In samenwerking met collega’s: inschrijvingen voor diverse congressen en online conferenties, beheer van lidmaatschappen.
* Aanmaken van PUC’s in het ERP-systeem indien nodig
* Beheer van technische commissies, diverse werkgroepen en vergaderingen: deelnemerslijsten, uitnodigingen, documenten, catering, logistiek, beëdigingen
* Kwaliteitsondersteuning: controleren of alle regels van het ‘kwaliteitsmanagementsysteem’ worden nageleefd in de dossiers, ondersteuning bij de organisatie van audits in samenwerking met de QSE-supervisor (ISO-17025, ISO-9001).

**Ontvangst van bezoekers:** Bezoekers of klanten beleefd en professioneel ontvangen, vragen beantwoorden of doorverwijzen naar de juiste personen.

**Beheer van kantoorbenodigdheden: b**estellen en beheren van de voorraad kantoorbenodigdheden.
Ervoor zorgen dat het kantoor over alles beschikt wat nodig is om efficiënt te functioneren.

**Personeelsbeheer:**

* Informatie verzamelen over verlof en/of afwezigheden van collega’s om hiervan een overzicht op te stellen (bijv. ‘zomervakantie’).
* Assisteren bij de logistieke voorbereiding en de ontvangst van nieuwe medewerkers.

**Ondersteuning bij de organisatie van interne evenementen:**

* Logistieke ondersteuning bieden bij seminars, opleidingen, conferenties of evenementen.
* Helpen bij het voorbereiden van presentatiemateriaal of documenten voor deze evenementen.

**Ondersteuning van andere afdelingen:**

* Administratieve ondersteuning bieden aan verschillende afdelingen of leidinggevenden (managers, teamleiders).
* Zorgen voor de coördinatie van activiteiten tussen de interne teams.

**Diverse taken:**

* Opstellen van rapporten, brieven of dienstnota’s.
* Opvolgen van administratieve dossiers en beheren van lopende projecten.
* Organiseren van teambuildingactiviteiten.
* Eenvoudige vertalingen: EN, FR, NL (Outlook-uitnodigingen, notities, eenvoudige brieven).
* Verwerken van diverse bestellingen in het ERP-systeem bij afwezigheid van de Purchasing Officer.