Assistante administrative / Assistant administratif (H/F)

À propos du poste

Rattachement hiérarchique : Rattaché(e) au bureau et à la direction de l'association.

Type de contrat : CDD à temps partiel

Quotité horaire : 0.5 ETP

Missions principales :
Gestion financière courante
-Rédaction, envoi et suivi des devis et factures
-Tenue courante de la comptabilité (classement, saisie régulière), compilation des éléments comptables pour les bilans, en lien avec le CA et la direction.
-Gestion des dépenses/recettes courantes, sous validation du trésorier pour les opérations sensibles
-Archivage administratif (devis, factures, contrats signés, conventions), sur les outils numériques dédiés et le cas échéant en version papier

Appui aux financements
-Rédaction et suivi des dossiers de subvention dans le cadre fixé par la direction (échéances, pièces justificatives, rapports d'activité intermédiaires)
-Suivi des dates de dépôt et de restitution des aides accordées

Administration des ateliers et gestion des adhérents
-Gestion des adhésions (formulaires, base de données, suivi des paiements)
-Relances de paiement auprès des familles/adhérents (hors situations conflictuelles, remontées à la direction)
-Gestion pédagogique courante (organisation, logistique), hors gestion des éventuels conflits sensibles

Organisation logistique des événements
-Organisation logistique des spectacles amateurs de fin d'année (réservation de salle, formulaires, coordination avec les familles) une fois le cadre annuel posé par la direction
-Coordination logistique des sorties scolaires au théâtre (réservation des billets, organisation avec les familles) une fois les spectacles choisis par la direction

Communication
-Mise à jour du site internet et des supports de communication (ateliers, spectacles)
-Diffusion de la newsletters
-Gestion courante de la boîte mail (tri, réponses courantes, relances), avec remontée à la direction des sujets sensibles

Environnement de travail :
Lieu : Vitrolles, au domaine de Fontblanche. Les locaux comprennent un bureau, une salle de répétition, un petit théâtre (35 places), une cuisine, des sanitaires.
Télétravail partiel envisageable : oui, selon les périodes de l'année