ASSISTANT(E) DIRECTION - H/F

À propos du poste

Description :

1. Gestion administrative :
- Rédaction de courriers, rapports, comptes rendus et documents divers.
- Gestion des appels téléphoniques et des courriels.
- Classement et archivage des documents administratifs.
2. Support à la direction :
- Assistance dans la prise de décisions en fournissant des informations pertinentes.
- Préparation de réunions (ordre du jour, convocations, prise de notes).
- Suivi des projets de la direction et mise en œuvre des décisions prises.
- Gestion des rendez-vous et des déplacements professionnels.
3. Coordination des équipes :
- Communication avec les différents services de l'hôtel (réception, housekeeping, etc.).
- Transmission des directives de la direction aux différents départements.
- Coordination des événements ou réunions d'équipe.
- Assurer le lien entre la direction et le personnel opérationnel.
4. Gestion de la relation client :
- Assurer un suivi auprès des clients VIP et traiter les demandes spécifiques.
- Gérer les plaintes ou problèmes en escalade, en collaboration avec les équipes de réception.
- Maintenir une communication fluide avec les partenaires externes et les fournisseurs.
5. Gestion des ressources humaines :
- Participer à la gestion des plannings et du personnel.
- Suivi des absences, congés et horaires.
- Aider dans le recrutement, la formation et l'intégration des nouveaux employés.
6. Suivi financier :
- Contrôle des factures et paiements en lien avec le service comptabilité.
- Aider à la préparation de budgets ou rapports financiers à la demande de la direction.
- Suivi des commandes et des stocks en lien avec les fournisseurs.
7. Veille et conformité :
- Veiller à ce que l'établissement soit conforme aux réglementations en vigueur, notamment en termes de sécurité et d'hygiène.
- Assurer une mise à jour des procédures administratives et légales.
8. Gestion événementielle :
- Organisation d'événements internes (réunions, séminaires) ou pour les clients (mariages, conférences).
- Coordination avec les prestataires extérieurs pour l'organisation d'événements spéciaux.
9. Soutien aux opérations quotidiennes :
- Aider dans la gestion des imprévus et urgences de l'hôtel (incidents techniques, plaintes clients, etc.).
- Remplacement temporaire de personnel administratif ou en réception si nécessaire.

Profil recherché :

* Distinction et maîtrise des codes de la relation avec les clients
* Facilite le dialogue entre les équipes et la direction
* Excellent commercial, bon manager
* Organisé, fiable et sens de la discrétion
* Une présentation soignée