Assistant(e) de direction - Établissement hospitalier (H/F)

À propos du poste

L'Hôpital Henry Dunant, établissement sanitaire privé à but non lucratif situé à Paris 16e et membre de la Croix-Rouge française, recherche un(e) Assistant(e) de Direction pour accompagner la Direction dans le fonctionnement quotidien de l'établissement.

PRÉREQUIS INDISPENSABLE :
- Une expérience professionnelle significative dans le secteur hospitalier, sanitaire ou de la santé, sur des missions d'assistanat de direction, d'assistanat administratif ou de coordination, est indispensable. La connaissance du fonctionnement d'un établissement de santé et de ses différents interlocuteurs (direction, médecins, cadres de santé, équipes soignantes, services administratifs, patients et familles) est nécessaire pour réussir sur ce poste.
- Maitrise parfaite du français à l'oral et à l'écrit.

Vos missions : Rattaché(e) à la Direction, vous assurez un rôle central d'appui administratif, organisationnel et relationnel.

Secrétariat et appui quotidien à la Direction
- Assurer l'accueil téléphonique de la Direction, filtrer et orienter les demandes ;
- Réceptionner, trier et diffuser les courriers et courriels ;
- Rédiger et mettre en forme courriers, notes, comptes rendus et documents professionnels ;
- Gérer les agendas et organiser les réunions et rendez-vous de la Direction ;
- Préparer les dossiers nécessaires aux réunions et à la prise de décision ;
- Organiser la logistique des réunions et événements ;
- Assurer le suivi administratif de certaines commandes et factures en lien avec les services concernés.
- Appui au CODIR et suivi des dossiers de Direction
- Préparer et organiser les réunions du Comité de Direction ;
- Préparer les supports, tableaux de bord et documents nécessaires aux réunions ;
- Rédiger les comptes rendus et relevés de décisions ;
- Assurer le suivi des décisions et des actions engagées ;
- Mettre à jour les tableaux de suivi et indicateurs de l'établissement ;
- Organiser et fiabiliser le classement et l'archivage des documents de Direction ;
- Participer au suivi administratif de certaines instances de l'établissement.

Suivi transversal et coordination
- Vous serez amené(e) à suivre différents dossiers confiés par la Direction et à assurer les relances, vérifications et coordinations nécessaires.
- Vous serez également en contact avec les différents acteurs de l'établissement : médecins, cadres de santé, équipes soignantes, services administratifs, patients, - familles, partenaires et prestataires.

Communication et vie institutionnelle : En lien avec la Direction et, lorsque nécessaire, avec le service Communication du siège :
- Participer à la communication interne de l'établissement ;
- Contribuer à la rédaction et à la diffusion de supports d'information ;
- Participer à l'actualisation de l'intranet et à la valorisation des projets de l'établissement ;
- Participer à la gestion des réseaux sociaux et aux actions de communication externe ;
- Contribuer à la veille des avis publiés sur Internet.

Le profil que nous recherchons : Formation : Bac+3 minimum en assistanat de direction, gestion administrative, secrétariat, management des organisations ou domaine équivalent.

Expérience :
Expérience indispensable dans le secteur hospitalier, sanitaire ou de la santé sur des missions similaires ;
Une bonne compréhension du fonctionnement d'un établissement de santé est attendue ;
Une expérience auprès d'une Direction d'établissement ou d'un service de direction constitue un atout.

qualités recherchées:
- organisé.e et rigoureux.;
- autonome et réactive ;
- doté.e d'excellentes qualités rédactionnelles ;
- à l'aise avec des interlocuteurs variés ;
- capable de gérer plusieurs dossiers en parallèle et de respecter les échéances ;
- discrèt.e et respectueux.se de la confidentialité ;
- à l'aise dans un environnement nécessitant polyvalence et transversalité ;
- force de proposition