Assistant(e) de direction - Cabinet du Maire (H/F)

À propos du poste

Placé(e) sous l'autorité hiérarchique directe de la directrice de Cabinet du Maire, vous occuperez
les fonctions d'assistant(e) du Maire
MISSIONS
- Assurer le bon fonctionnement du Cabinet du Maire
- Gérer l'agenda du Maire avec rigueur et organisation (prise de rendez-vous,
hiérarchisation des priorités, organisation du planning du Maire)
- Gérer la boite mail du Maire
- Organiser et planifier les réunions et préparer les dossiers afférents à ces
réunions (Dossiers et notes des services, éléments de langage, convocations,
comptes-rendus.)
- Assurer l'accueil téléphonique et physique au secrétariat du Maire (recevoir,
renseigner, transcrire les messages, filtrer les appels et rediriger vers les
services idoines, adaptation du discours en fonction de l'interlocuteur)
- S'assurer du suivi des requêtes des habitants
- Assurer le suivi et la gestion du courrier destiné au Cabinet du Maire selon la
procédure courrier
- Réaliser, mettre en forme et suivre les documents administratifs (prise de
notes, rédaction, diffusion et classement)
- Gérer la base de données des interlocuteurs institutionnels
- Assurer la préparation des dossiers quotidiens du Maire en relation avec les
services et veiller à ce que chaque rendez-vous ait été préparé en amont
- Traiter le courrier courant : préparation d'accusés de réception et de réponses
- Gérer le classement et la bonne tenue des archives du Cabinet du Maire
-
Prendre en charge diverses mesures d'intendance (gestion des fournitures bureautiques, réservations de salles.) et encadrer la circulation des parapheurs transitant par le Cabinet.
Compétences techniques :
-
Maîtrise parfaite des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Powerpoint)
-
Connaissance du fonctionnement des collectivités locales et du travail avec les élus
PROFIL SOUHAITÉ
Expérience confirmée sur un poste similaire serait appréciable.