Assistant(e) d'Institut (H/F)

À propos du poste

Mission Principale
- Assurer la gestion de scolarité des formations de l'unité dans le respect des procédures internes et de la réglementation en vigueur.
- Participer aux tâches communes du secrétariat avec l'équipe administrative du département d'Éducation.

Tâches spécifiques (liste non exhaustive)
Gérer en équipe et en collaboration avec la chargée de missions, l'administration pédagogique pour les étudiants en Licence professorat des écoles :
- Assurer l'accueil, le contact quotidien et la transmission de l'information pour les étudiants, les enseignants et les partenaires institutionnels (ISPEF) en direct, par mail et par téléphone,
- Être en charge de l'import et de la vérification des données d'inscriptions avec suivi, envoi des certificats de scolarité, envoi des notices informatiques, transmission des cartes étudiantes,
- Suivre les dossiers administratifs : élaboration des plannings, récupérer les conventions de stages, suivi des absences, suivi des notification CROUS,
- Organiser la formation sur le plan logistique : réservation des salles et de l'équipement nécessaire au distanciel, préparation des documents administratifs et pédagogiques : émargements, supports de cours, replanification des séances en cas de besoin,
- Planifier les évaluations en lien avec les responsables des études : réserver les salles et les surveillants, récupération des sujets et des supports d'examens, vérification de la saisie des notes, correction sur demande et paramétrage d'ecampus.,
- Jurys académiques : transmission des listes et PV de cursus au partenaire Lyon 2, archivage des documents retournés signés, publication des résultats dans les délais légaux,
- Remise des documents officiels Lyon 2 aux étudiants : suivi de l'émargement, des procurations et des décharges le cas échéant
- Suivre, contrôler la réalisation, et assurer le reporting de certaines actions,
- Apporter une aide à la mise en œuvre logistique des manifestations organisées par l'équipe de la faculté d'Éducation (journées de rentrée, conférences, colloques, journée d'études, etc.).
Assurer un soutien transversal auprès de la direction, de la direction pédagogique, des responsables des études et de l'équipe administrative.

Outils spécifiques
- Utilisation du logiciel ATLAS (gestion pédagogique, inscriptions en ligne), d'ADE SOFT (logiciel de planification et de réservation de salle) MOODLE (pédagogie en ligne) TEAMS ou tout autre logiciel de visioconférence accepté par l'UCLY et pour l'ensemble des tâches.

Profil
- Bon relationnel
- Esprit d'équipe
- Capacités d'adaptation

Durée de travail : CDI, 30% en 26-27 puis augmentation dès 27-28
Prise de fonction : dès que possible