Assistant(e) Administrative & RH (H/F)

À propos du poste

Administration du personnel et RHEn lien avec le cabinet de paie :
- Préparation et transmission des éléments variables de paie.
- Suivi des congés, absences et arrêts maladie.
- Gestion et mise à jour des dossiers du personnel.
- Organisation des arrivées et départs des collaborateurs.
- Suivi des périodes d'essai et des échéances RH.
- Organisation des visites médicales.
- Préparation des documents nécessaires aux entretiens annuels.
- Support au processus de recrutement (publication des annonces, organisation des entretiens, réponses aux candidats).
- Réponse aux demandes administratives courantes des salariés.

Administration générale et office management
- Gestion du courrier et de l'archivage des documents.
- Gestion des fournitures et consommables de bureau.
- Suivi administratif des contrats et abonnements (téléphonie, internet, imprimantes, assurances, etc.).
- Coordination des échanges avec les prestataires externes.
- Contrôle et transmission des factures aux services concernés.
- Organisation logistique des réunions et événements internes.

Gestion des locaux et des moyens généraux
- Suivi des relations avec le propriétaire et les prestataires de maintenance.
- Coordination des interventions techniques et des prestataires.
- Organisation du ménage et de l'entretien des bureaux.
- Commande du mobilier et du matériel nécessaire au bon fonctionnement des équipes.
- Participation à l'aménagement des espaces de travail.
- Veille au bon fonctionnement des locaux et au confort des collaborateurs.

Gestion des déplacements professionnels
- Organisation des déplacements professionnels des collaborateurs.
- Réservation des vols, trains, hôtels et véhicules de location.
- Préparation des informations et formalités nécessaires aux déplacements.
- Suivi administratif des dépenses liées aux voyages.
- Assistance logistique aux collaborateurs dans le cadre de leurs déplacements.

Gestion des partenaires et prestataires
- Point de contact administratif avec les transporteurs et partenaires logistiques (UPS, DHL) en support de Morgane C.
- Suivi administratif des contrats de prestation.
- Coordination des échanges avec les fournisseurs et prestataires de services.
- Suivi des litiges administratifs et relances associées.
- Participation à la recherche et à la comparaison de nouveaux prestataires.
- Suivi des échéances de contrats et préparation des renouvellements.
- Suivi des dossiers d'assurance et des éventuels sinistres.

Achats et services généraux
- Commande des fournitures, équipements et consommables.
- Gestion administrative des téléphones, ordinateurs et équipements des salariés.
- Coordination avec les prestataires informatiques.
- Suivi des stocks de matériel de bureau.
- Organisation des cadeaux clients et collaborateurs.

Informations complémentaires
- Temps plein
- En présentiel : Bievres (91)
- Salaire entre 30-35K selon profil
- Anglais professionnel obligatoire