Assistant(e) Administratif(ve) (H/F)

À propos du poste

L'Assistant(e) administratif(ve) assure un rôle de support administratif auprès de la Direction Générale, des pôles de direction et des équipes opérationnelles.
Il/Elle contribue à la continuité et à la sécurisation du fonctionnement quotidien de l'activité en assurant le suivi opérationnel des échéances administratives, la consolidation et la fiabilisation des informations, la mise à jour régulière des outils et applicatifs métiers, ainsi que la préparation, le classement et le suivi des documents nécessaires à la réalisation des prestations et au pilotage de l'activité.
Le poste nécessite un forte capacité d'organisation et d'anticipation. L'Assistant(e) administratif(ve) doit être en mesure d'identifier les besoins administratifs, de sécuriser les échéances et de faciliter le travail des équipes par une gestion rigoureuse et efficace.
Il/Elle contribue également à l'amélioration continue des procédures administratives et peut être force de proposition dans l'organisation de son périmètre d'activité.

Gestion et suivi administratif des prestations
Gérer et anticiper les échéances administratives liées aux différentes prestations en assurant les reportings ;
Assurer un soutien au suivi de l'activité des différentes prestations d'accompagnement ;
Vérifier les opérations concourant à la mise à jour des éléments de conclusion des prestations dans les applicatifs métiers, le cas échéant alerter et/ou apporter des actions correctives ;
Veiller à la complétude et à la fiabilité des informations administratives renseignées ;
Organiser, classer et archiver les documents administratifs dans les outils collaboratifs ;
Recueillir les informations nécessaires au suivi de nos activités ;
Signaler les anomalies, écarts ou échéances nécessitant une intervention ;
Contribuer à la gestion des priorités

Suivi des mises en paiement
Assurer le suivi qualitatif et quantitatif des mises en paiement ;
Contrôler la présence et la cohérence des éléments administratifs nécessaires au traitement et à la mise en paiement ;
Tenir à jour les outils de suivi associés avec le/la Responsable financier(ère) ;
Identifier et signaler les dossiers nécessitant une régularisation ou une action particulière ;
Contribuer à la fiabilisation du processus administratif de mise en paiement.

Reporting et suivi de l'activité
Recueillir et consolider les données nécessaires au suivi de l'activité ;
Mettre à jour les tableaux et outils de suivi (tableau de prime, outils de pilotage.) ;
Produire les reportings administratifs demandés ;
S'assurer obligatoirement de la fiabilité des données transmises ;
Faciliter la remontée des informations auprès des pôles de direction ;
Contribuer à la préparation des éléments nécessaires au pilotage de l'activité.

Achats, commandes et services généraux
Assurer le suivi administratif des achats et des commandes liés aux services généraux ;
Recueillir et centraliser les besoins ;
Assurer le suivi des commandes jusqu'à leur réception ;
Maintenir à jour les outils de suivi correspondants ;
Assurer les relations technico-administratives avec les prestataires et fournisseurs ;
Signaler les difficultés, retards ou anomalies constatés ;
Reporter au Responsable Logistique les éléments nécessaires au pilotage ;