Assistant(e) administratif(ive) et technique (H/F)

À propos du poste

Sous la responsabilité du chef de projet, et en collaboration avec les autres membres du Département Solaire et d'Energies Réunion, l'assistant(e) administratif et technique (H/F) assurera les missions suivantes, relatives aux dispositifs d'aide gérés par le Département Solaire :

Missions principales
- Réceptionner, enregistrer et archiver les dossiers de demande de subvention et de paiement ;
- Saisir les informations des dossiers dans des bases de données, tableurs de suivi ou plateforme(s) dématérialisée(s) ;
- Analyser la complétude et la conformité des dossiers conformément à la procédure de traitement des dossiers et aux documents cadres, en éligibilité et en paiement ;
- Assurer l'envoi des dossiers complets et conformes à la Région Réunion, ainsi que le reporting des indicateurs nécessaires aux dispositifs d'aide ;
- Communiquer l'état des dossiers aux entreprises partenaires du/des dispositif(s) d'aide ;
- Suivre l'état des dossiers de demande de subvention : reporting interne, appels aux bénéficiaires et/ou à l'entreprise concernée ;
- Relancer les parties prenantes (bénéficiaire, entreprise, Région) le cas échéant, sur l'état des dossiers et les pièces nécessaires au partenariat
- Appui aux chefs de projets sur le suivi administratif des conventions et contrats, et toute suggestion de mise en conformité (relance, reporting, classement des livrables, facturation, rappel des règles, mise en demeure, etc.)
- Répondre aux demandes des parties prenantes (Région, partenaires, bénéficiaires) concernant les dispositifs.

Missions secondaires
- Assurer la gestion et l'organisation documentaire : classement, archivage et mise à jour des dossiers et espaces de partage;
- Contribuer à l'amélioration des outils et méthodes de travail du département.
- Assistance aux chefs de projet dans la production de livrables, situation de travaux, cour

Les missions ci-dessus ne constituent pas une liste exhaustive ni limitative et peuvent être ajustées en fonction des besoins du département.
Profil et Compétences souhaitées

Niveau : Bac + 2 BTS Assistant(e) manager ou équivalent, avec expérience professionnelle de 2 ans minimum dans le secteur du solaire (thermique ou photovoltaïque)

Maitrise du pack Office (Excel et Word essentiellement) et des outils de gestion documentaire (GED, Sharepoint.

Aptitudes professionnelles :

- Qualités rédactionnelles ;
- Aptitude à travailler de manière autonome, mais aussi en équipe projet et avec des partenaires privés ;
- Connaissance des dispositifs d'aide et des acteurs impliqués ;
- Compétences communicationnelles et relationnelles.
- Savoir-être professionnel