Assistant de Direction (h/f) (H/F)

À propos du poste

Nous recherchons pour l'un de nos clients basé sur Trappes leur futur Secrétaire de Direction H/F. Un poste central et exigeant où vous êtes l'interface entre la direction de pôle, la cheffe de service, les équipes éducatives et les familles.

Ce que sera votre quotidien :

Accueil et gestion des flux

- Accueillir et orienter familles, jeunes, partenaires et professionnels en présentiel, par téléphone et par mail avec aisance et bienveillance.
- Gérer la boîte mail de l'établissement et assurer une communication claire et réactive.
- Constituer et mettre à jour les dossiers des jeunes accueillis ainsi que les plannings sur progiciel.
Gestion administrative de l'établissement

- Tenir le calendrier de fonctionnement, les agendas communs et organiser les rendez-vous.
- Assurer la gestion courante du service : affichages légaux, commandes et suivi des stocks, mise à jour du réseau commun.
- Préparer et organiser les réunions (service, partenaires, familles, formations) et en rédiger les comptes rendus après validation.
- Contribuer à l'organisation d'événements ponctuels liés à la vie de l'établissement.
Volet RH

- Contribuer à la constitution des dossiers du personnel et au suivi des contrats de travail.
- Assurer le suivi des absences, des visites médicales, des fiches horaires et des éléments variables de paie.
- Suivre le plan de formation des professionnels.

Votre profil

- Formation : BTS Assistant de direction H/F, Gestion PME/PMI ou VAE obtenu(e) impérativement exigé(e).
- Expérience : minimum 3 ans réussie en secrétariat de direction.
- Une connaissance du secteur médico-social ou associatif est un vrai plus.
- Permis B dans l'idéal
- Ce poste est exigeant.
Voici ce qui fera vraiment la différence :

- Des qualités rédactionnelles solides, vous écrivez sans fautes, clairement, avec le bon registre selon l'interlocuteur.
- Une maîtrise réelle des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie, agenda partagé, socle RH).
- Un sens aigu de l'organisation et des priorités dans un environnement où tout s'enchaîne vite.
- L'autonomie et le sens des responsabilités,
- La discrétion et la confidentialité, indispensables dans un établissement médico-social.
- La capacité à travailler en équipe, à faire le lien entre plusieurs interlocuteurs avec diplomatie.
- Un environnement de travail à taille humaine avec une direction à l'écoute.