ASSISTANT DE DIRECTION (H/F)

À propos du poste

Les PEP ADSV ont pour mission de promouvoir l'égalité des chances, l'inclusion sociale et la solidarité à travers des actions concrètes en faveur des personnes en situation de handicap.
Les PEP ADSV, association en pleine croissance, recherchent dans le cadre d'un remplacement un-e assistant-e de direction dynamique et motivé-e pour rejoindre l'équipe du siège.
Placé-e sous la responsabilité de la Direction Générale, vous assurez l'appui administratif, organisationnel et logistique de la Direction Générale et de la Présidence de l'Association, et contribuez à la fluidité des relations internes et externes.

MISSIONS :
1. Assistance de la Direction Générale
Gérer l'agenda du Directeur Général, organiser les rendez-vous et accueillir ses interlocuteurs
Gérer la boîte mail de la direction ;
Rédiger et mettre en forme les courriers, notes, comptes rendus et relevés de décisions ;
Assurer le suivi administratif des dossiers confiés : classement papier et électronique, archivage ;
Organiser les déplacements et la logistique des réunions et événements ;
Organiser les CODIR, CODEV, COPIL et groupes de travail (calendrier, ordre du jour, diffusion des relevés)
Gérer la documentation de la Direction Générale (réseau informatique, SharePoint) et mettre en forme le projet stratégique ;

2. Secrétariat des instances statutaires de l'Association
Assurer, en lien avec le Directeur Général, le secrétariat de la Présidence ;
Bureau et Conseil d'Administration : convocations, collecte et diffusion des ordres du jour, logistique, rédaction complète des comptes rendus, suivi et communication des décisions ;
Assemblée Générale : convocations et invitations, rapports d'activité, déclaration en préfecture, logistique, procès-verbal ;
Participer à l'élaboration des rapports d'activité et des documents associatifs, et gérer la documentation de la vie associative ;

3. Secrétariat du Siège
Assurer l'accueil physique et téléphonique ;
Gérer le courrier entrant (traçabilité et répartition) ;
Gérer la logistique administrative : commandes de fournitures, photocopieurs ;
Apporter, si besoin, un appui administratif aux cadres de direction du siège ;

4. Communication interne et externe
Concevoir la revue mensuelle de la Direction Générale destinée à tous les salariés ;
Gérer les réseaux sociaux et concevoir le site internet de l'association ;
Contribuer au développement de la marque employeur, en partenariat avec la Direction des Ressources Humaines ;
Apporter un appui ponctuel à la communication institutionnelle ;

5. Projets prioritaires 2026 / 2027
Organiser et contribuer à l'Assemblée Générale « événement » ;
Contribuer au développement des adhésions et à la visibilité de l'association ;
Organiser et contribuer au comité de suivi du projet associatif ;

PROFIL :
Formation Bac+2 en secrétariat, assistanat de direction ou équivalent, ou expérience significative d'au moins 3 ans dans un poste similaire, de préférence dans le secteur médico-social ou en milieu hospitalier.

1. Compétences techniques requises :
Maîtrise des outils bureautiques ;
Maîtrise de l'utilisation d'outils collaboratifs et de communication ;
Capacité à rédiger des comptes rendus ;

2. Compétences transversales requises :
Capacité rédactionnelle ;
Aisance relationnelle ;
Sens de l'écoute ;
Grande polyvalence ;
Organisation et rigueur ;
Capacité d'adaptation ;
Savoir travailler en équipe ;
Avoir le sens de la discrétion et de la confidentialité ;

EMPLOI :
Contrat à durée déterminée (CDD) pour remplacement - Temps plein
Travail du lundi au vendredi / Poste à pourvoir au plus tôt et jusqu'au 7 octobre 2027.

Ce que nous offrons :
Une équipe dynamique et soudée
Association à taille humaine
Avantages : semaines de 4 jours ½ , 9 congés supplémentaires, 1 jour de télétravail par semaine
Mutuelle d'entreprise