ASSISTANT DE DIRECTION (H/F)

À propos du poste

Missions générales :
Dans le cadre du projet associatif de la SEAPB et des projets d'établissement des services de Milieu Ouvert à Anglet et de la MECS Xoriak à Urt, vous contribuez au bon fonctionnement administratif des services et à la coordination des activités en appui aux équipes administratives, aux chefs de service et à la Direction.
Rattaché(e) hiérarchiquement au Directeur des Services de Milieu Ouvert, assurant également l'intérim de direction de la MECS Xoriak, vous exercez vos missions en lien fonctionnel avec les chefs de service et les fonctions supports du siège.
Coordination administrative.
- Apporter un soutien aux secrétaires et assistants administratifs des services en fonction des besoins et des priorités.
- Assurer le suivi administratif des dossiers transversaux portés par la Direction.
- Participer à l'harmonisation des pratiques administratives entre les services.
- Assurer le suivi des échéances administratives et veiller à la bonne circulation des informations.
Interface avec les fonctions supports
- Assurer le lien avec le service Ressources Humaines pour le suivi administratif des recrutements, des contrats de travail, des avenants, des absences et des éléments préparatoires à la paie.
- Assurer le lien avec le service Comptabilité pour le suivi des engagements de dépenses, des commandes, des factures et des budgets de fonctionnement.
- Coordonner les échanges avec les autres services supports du siège afin de garantir la bonne réalisation des dossiers administratifs et le déploiement des logiciels Octime et Silao
Suivi des projets et des moyens généraux
- Assurer le suivi administratif des travaux et des opérations liées à la réouverture de la MECS Xoriak d'une part et des locaux des services AEMO et SIE d'autre part.
- Coordonner les relations administratives avec les prestataires, fournisseurs et entreprises intervenant sur les sites (en lien avec les services techniques et l'ouvrier d'entretien).
- Suivre les devis, commandes, conventions et contrats nécessaires au fonctionnement des services.
- Participer au suivi des projets transversaux portés par la Direction.

Qualités requises :

- Excellentes capacités d'organisation, de planification et de gestion des priorités.
- Rigueur, méthode et sens du suivi des dossiers.
- Qualités de communication écrite et orale.
- Aisance relationnelle et capacité à travailler en équipe.
- Capacité à travailler en transversalité avec les chefs de service, les équipes administratives et les fonctions supports.
- Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
- Autonomie, réactivité et capacité d'initiative.
- Bonnes capacités rédactionnelles et de synthèse.
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) et capacité à s'approprier rapidement de nouveaux logiciels métiers.
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à respecter les échéances.

Conditions indispensables :

- Titulaire d'un diplôme de niveau Bac +2 minimum de type BTS SAM, BTS GPME, DUT/BUT Gestion des entreprises et des administrations (GEA) ou diplôme équivalent.
- Expérience sur un poste d'assistanat de direction, de coordination administrative ou de gestion administrative appréciée, idéalement dans le secteur social, médico-social ou associatif.
- Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de gestion courants.
- Permis de conduire B.
- Sens de l'organisation, discrétion, autonomie et aptitude à travailler en transversalité sont indispensables à l'exercice des missions.

Conditions souhaitées :
- Connaissance du fonctionnement des établissements et services sociaux ou médico-sociaux.
- Expérience du travail en lien avec des fonctions supports (ressources humaines, comptabilité, services généraux).
- Connaissance des logiciels Octime, Silao ou capacité à en assurer le déploiement et l'accompagnement.