Assistant / Assistante de gestion administrative (H/F)

À propos du poste

Mission :
L'assistant administratif (H/F) travaille en collaboration étroite avec la direction de l'un des départements scientifiques du laboratoire. Il prend en charge des tâches organisationnelles et opérationnelles (évènements liés au département par exemple).
Il instruit des dossiers de recrutement CDD, traite les conventions de stage étudiants et s'occupe de l'accueil des personnels.
Il participe à la stratégie de communication et à la diffusion des informations du laboratoire et à la mise à jour du site web du département.

Activités :
- Participer et assurer pour une équipe de direction l'instruction de dossiers complexes et confidentiels en vérifiant la conformité réglementaire ;
- Coordonner l'agenda ; prévoir et préparer les dossiers des réunions et rendez-vous ;
- Prendre des notes et rédiger les comptes rendus de réunion ; rédiger des courriers administratifs et rapports en français ou en anglais ;
- Fiabiliser et mettre à jour les données relatives au personnel permanent, CDD IT, visiteurs, stagiaires.
- Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi en s'appuyant sur les bases de données internes ;
- Préparer si nécessaire les éléments pour la mise en œuvre des conventions de stage étudiants ou des CDD et suivre leur application.
- Accueillir et favorisation l'intégration des nouveaux personnels au sein du laboratoire.
- Planifier et organiser des événements internes au laboratoire (conseils, visites de délégations nationales ou internationales.)
- Contribuer à l'organisation de conférences et ateliers de recherche organisés par les chercheurs du laboratoire ;
- Alimenter les pages web (actualités, intranet ou extranet) ;
- Assurer la circulation de l'information.
- Produire et diffuser, le cas échéant, des informations internes et/ou institutionnelles sur le site web et en assurer leur diffusion par les différents canaux de communication.
- Participer aux réunions et à la vie du service administratif ;