Assistant / Assistante de gestion administrative (H/F)

À propos du poste

Mission :
Apporter un soutien administratif et organisationnel au service achats, en contribuant à la gestion documentaire, au suivi administratif des dossiers et à la coordination interne.

Activités :
• Mettre en forme, classer, diffuser et archiver des documents (courriers, notes, tableaux, compte-rendus…).
• Constituer et tenir à jour les dossiers du service achats.
• Mettre à jour les tableaux de bord et les documents-types (accords-cadres, contrats de maintenance…).
• Assurer le suivi des circuits de validation et de signature des documents.
• Suivre les contrats et les commandes : enregistrement dans l'outil (SAP), envoi des contrats aux titulaires, relances, vérification des retours signés et suivi des échéances de contrats.
• Gérer les relations administratives avec les fournisseurs : permanence téléphonique, collecte et vérification des pièces (Kbis, assurances, attestations), création et mise à jour des fiches fournisseurs.
• Assurer l'interface administrative entre les acheteurs, les prescripteurs et les services internes.
• Organiser des réunions (convocations, documents, comptes rendus) et assurer le suivi des actions.