Assistant / Assistante de direction

À propos du poste

L'assistante de direction assure le lien entre la direction, les salariés, les clients, les fournisseurs, les sous-traitants et les différents partenaires de
l'entreprise.
Missions principales
Gestion administrative
- Gérer les appels téléphoniques, les courriels et le courrier ;
- Organiser, classer et archiver les documents administratifs ;
- Rédiger et mettre en forme les courriers, comptes rendus et documents internes ;
- Préparer les dossiers administratifs demandés par la direction ;
- Assurer le suivi des assurances, attestations, contrats et documents réglementaires ;
- Mettre à jour les tableaux de bord et les outils de suivi de l'entreprise ;
- Organiser l'agenda, les rendez-vous et les réunions du gérant.
Suivi commercial et facturation
- Préparer et transmettre les devis selon les informations communiquées par la direction ;
- Établir les factures, factures de situation et demandes d'acompte ;
- Assurer le suivi des devis signés et des commandes clients ;
- Suivre les règlements et signaler les échéances ou retards de paiement ;
- Effectuer les relances administratives auprès des clients ;
- Classer les factures d'achat et de vente ;
- Préparer et transmettre les pièces nécessaires au cabinet comptable.
Suivi des chantiers
- Créer et mettre à jour les dossiers administratifs des chantiers ;
- Assurer le suivi des bons de commande, devis, avenants et situations de travaux ;
- Centraliser les informations transmises par les chefs de chantier ;
- Mettre à jour les plannings d'intervention ;
- Préparer les documents nécessaires au démarrage et au suivi des travaux ;
- Suivre les commandes et les livraisons de matériaux ;
- Échanger avec les clients, fournisseurs, sous-traitants et maîtres d'œuvre ;
- Participer à la préparation des dossiers de réception de chantier.
Gestion administrative du personnel
- Tenir à jour les dossiers administratifs des salariés ;
- Préparer les éléments nécessaires à l'établissement des contrats et avenants ;
- Centraliser les relevés d'heures, absences, congés, paniers et déplacements ;
- Transmettre les variables de paie au cabinet comptable ou à la gestionnaire de paie ;
- Suivre les visites médicales, formations, habilitations et autorisations ;
- Participer à l'organisation des recrutements et à l'intégration des nouveaux salariés ;
- Assurer le suivi des documents liés aux apprentis et aux organismes de formation.
Appels d'offres et dossiers professionnels
- Rechercher et suivre les consultations et appels d'offres ;
- Télécharger et organiser les pièces des dossiers de consultation ;
- Préparer les documents administratifs nécessaires aux candidatures ;
- Vérifier la présence et la validité des attestations demandées ;
- Participer à la mise en forme des mémoires techniques et dossiers de réponse ;
- Respecter les dates limites de dépôt et assurer le suivi des candidatures.
Compétences recherchées
- Excellente maîtrise du français écrit et oral ;
- Bonne maîtrise de Word, Excel, Outlook et des outils bureautiques ;
- Capacité à rédiger des courriers et documents professionnels ;
- Bonne organisation et gestion des priorités ;
- Capacité à suivre plusieurs dossiers simultanément ;
- Connaissance de la facturation et du suivi administratif ;
- Une connaissance du secteur du BTP serait appréciée ;
- Une expérience dans le suivi des marchés publics serait un avantage ;
- Capacité à travailler de manière autonome et à rendre compte à la direction.