Assistant / Assistante administration des ventes (H/F)

À propos du poste

Département : commercial

Rattachement hiérarchique : directeur commercial

Type de contrat : CDI, avec une période d'essai de 3 mois

Mission principale : Assurer la gestion administrative et commerciale des ventes sur les marchés France et Export (en binôme), de la prise de commande jusqu'à la livraison, en garantissant la satisfaction client et le respect des procédures internes. A cela s'ajoutera la responsabilité du caveau (réception des clients particuliers pendant les horaires de bureau).

Déplacements : possibilité de participer aux salons de nos distributeurs & importateurs + salons (Wine Paris etc.) mais la mission principale sera à Sancerre.

Gestion des commandes :

Réceptionner, analyser et saisir les commandes clients France et Export

Vérifier la cohérence des commandes (prix, conditions, disponibilité)

Contrôler les conditions de paiement et les limites de crédit

Établir les accusés de réception et confirmations de commande

Suivi commercial :

Assurer le suivi des commandes jusqu'à la livraison

Informer les clients des délais de livraison

Traiter les réclamations clients de premier niveau

Établir les devis et offres commerciales simples

Gestion Export spécifique :

Établir les documents d'exportation (factures commerciales, listes de colisage, certificats d'origine, habillages)

Coordonner avec les transitaires et transporteurs internationaux

Vérifier la conformité des documents aux réglementations douanières

Gérer les Incoterms et conditions de transport international

Administration des ventes :

Établir les factures et avoirs

Suivre les encours clients et relancer les impayés

Mettre à jour les bases de données clients

Élaborer les statistiques de ventes et tableaux de bord

Interface et coordination :

Faire le lien entre les services commercial, logistique, production et comptabilité

Participer aux réunions commerciales

Accueillir et renseigner les clients (téléphone, email, accueil physique)

L'ADV Export gère l'administration des ventes à l'international et assure le suivi commercial des clients étrangers. Il fait le lien entre les équipes commerciales, la production et la logistique pour les marchés export.

Compétences techniques requises

Maîtrise des procédures douanières et réglementations internationales

Connaissance des Incoterms (FCA, CIF, DAP, etc.)

Gestion documentaire export : factures commerciales, certificats d'origine, documents de transport

Outils informatiques : ERP, CRM, logiciels de gestion export

Connaissances en logistique internationale et modes de transport

Compétences linguistiques

Anglais professionnel indispensable (écrit et oral)

Autres langues étrangères selon les zones géographiques (espagnol, allemand, italien, etc.)

Capacité de communication interculturelle

Formation et expérience

Formation : Bac+2/3 en commerce international, logistique ou langues

Expérience : 2-5 ans en ADV, export ou commerce international

Connaissance des marchés internationaux

Qualités personnelles

Rigueur et organisation

Réactivité et adaptabilité

Sens du service client

Capacité à travailler sous pression

Esprit d'équipe et autonomie