Assistant administratif et commercial / Assistante administrative (H/F)

À propos du poste

Nous cherchons de meilleures façons de fournir les matériaux dont le monde a besoin, aujourd'hui et pour l'avenir. Nos valeurs de bienveillance, de courage et de curiosité guident notre façon de travailler et la manière dont nous nous traitons les uns les autres.

À propos du poste
Rio Tinto ATS (Aluminium Technology Solutions) conçoit et industrialise des solutions innovantes pour la production de l'aluminium primaire au sein de ses départements basés à Voreppe, à Saint-Jean-de-Maurienne ainsi qu'à Jonquière, au Québec (anglais courant requis).
Nous sommes à la recherche d'un(e) Technicien(ne) Gestionnaire Administratif et Commercial au sein du département Services, Produits et Partenariats pour assurer le suivi administratif des activités commerciales et de gestion au quotidien, en soutien aux équipes de vente, afin de garantir le bon traitement des dossiers et des commandes, la qualité des données et la satisfaction des clients.
Il s'agit d'une excellente occasion pour une personne autonome, dynamique et curieuse, possédant au moins 10 ans d'expérience professionnelle, de contribuer aux défis de l'industrie de l'aluminium.

Relevant du Directeur du Département et travaillant en binôme dans un environnement stimulant et intéressant, vous aurez les responsabilités suivantes :

Gestion des dossiers spécifiques
Contrats de maintenance logiciel : renouvellement, tarification et facturation
Pièces détachées : lien avec les clients et partenaires, gestion des délais, logistique et facturation
Taxes pays tiers : suivi des missions locales, lien avec la facturation, les impôts et les équipes Finance
Événements internationaux : préparation, coordination et facilitation de rencontres entre clients
Support aux équipes commerciales
Assister les commerciaux dans la gestion des dossiers clients
Préparer des documents administratifs : offres, contrats simples et fiches clients
Répondre aux demandes courantes des clients : suivi des commandes et documents
Mise à jour les bases de données clients
Suivi et reporting
Mettre à jour les tableaux de suivi des ventes
Participer à l'élaboration de reportings : volume, chiffre d'affaires, commandes et paiements
Vérifier la cohérence des données saisies
Gestion des processus et amélioration continue
Appliquer les procédures administratives, commerciales et de gestion en vigueur
Signaler les anomalies ou dysfonctionnements dans le traitement des commandes ou des données
Proposer des améliorations des pratiques : organisation, outils et fichiers de suivi
Participer à la mise à jour des modes opératoires et des procédures internes
Contribuer à l'amélioration de la qualité des données : clients, commandes et facturation
Accompagner la mise en place ou l'évolution d'outils ERP et CRM au niveau opérationnel
Gestion des commandes et des ventes en support du binôme
Saisir et suivre les commandes clients dans l'ERP
Vérifier les informations : tarifs, conditions commerciales et références
Assurer le suivi des livraisons et des délais
Traiter les accusés de réception et les confirmations de commande
Facturation et suivi administratif en support du binôme
Préparer et éditer les factures
Suivre les éléments de facturation : avoirs et écarts
Participer au traitement des litiges simples : prix, quantités et délais
Assurer le classement et l'archivage des documents commerciaux

À propos de vous

Compétences techniques attendues
Anglais professionnel
Bonne maîtrise des outils bureautiques et de reporting : Excel, Outlook, Word et Power BI
Connaissance d'un ERP, comme SAP ou Oracle, et/ou d'un CRM
Notions de base des processus de vente, de facturation, de comptabilité générale : facturation, avoirs et suivi des règlements

Savoir-être:
Rigueur et sens de l'organisation
Fiabilité et attention aux détails
Sens du service client
Bon relationnel