Assistant administratif et commercial / Assistante administrative (H/F)

À propos du poste

Au sein de l'IFA CAMPUS Marcel Sauvage, Filière Administration Gestion RH
Prérequis : Titulaire d'un Bac ou niveau 4 avec 1 an d'expérience professionnelle ou 1 an d'étude supérieure ;
Diplôme préparé : Titre Assistant de Gestion et d'administration d'entreprise Niveau 5 (Bac + 2)

Sous l'autorité du Responsable de la filière : L'apprenti-e au sein de la filière est amené-e à assister les collègues, le responsable et les formateurs et exécute des travaux administratifs. Il/elle contribue à l'accueil et au suivi administratif des apprenants de la filière.

Il/elle est chargé(e) d'assister et seconder le responsable et les formateurs de la filière en assurant :
- la gestion administrative, pédagogique et logistique des formations et prestations de la filière,
- le suivi administratif et pédagogique des apprenants et des entreprises,
- la promotion des diverses activités de la filière,
- l'information et la promotion des métiers et formations de la filière et du Centre.

Dans le cadre d'une relation permanente avec le service commercial, il/elle est le garant de la parfaite qualification de la fiche Apprenant et le contributeur de la fiche Entreprise dans Ypareo.

Missions :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique de la filière
- Assurer le renseignement des services internes et des publics externes de la (ou des) filière (jeune, responsable légal, entreprise, prescripteur, formateur...)
- Contribuer à l'organisation des tests et/ou entretiens de positionnement en vue de l'individualisation des parcours
- Diffuser tous documents utiles pendant la formation
- Participer au suivi des candidats
- Réaliser la convocation et le suivi des inscriptions des apprenants (transmission liste de matériel, planning annuel, informations pratiques.)
- Planifier et suivre l'ouverture et la clôture des différents comptes : compte informatique, carte self, compte Netyparéo
- Contribuer à la mise à jour d'Yparéo (logiciel métier)
- Archiver les dossiers des apprenants dans le respect de la RGPD
- Participer à la réalisation des enquêtes d'insertion et au suivi des indicateurs qualité (QUALIOPI, ISO...)
- Contribuer à alimenter et actualiser l'annuaire des anciens
- Assurer une relation permanente avec les entreprises partenaires tout au long de l'exécution de la prestation de formation
- Faire remonter au service commercial les opportunités commerciales repérées au sein des filières
- Assurer, avec l'appui des services supports, la réservation et la préparation des salles et des équipements nécessaires au fonctionnement de la filière (examens, réunions, tests.)
- Gérer l'agenda du ou des responsables de la (ou des) filière, coordinateur(s) et formateurs de la filière
- Participer aux évènements internes de l'IFA (JPO, remise des diplômes, Nuits de l'orientation, etc.)
- Assurer la suppléance des autres assistantes de filière en cas d'absence
- Contribuer à la mise en place de procédures administratives

Profil recherché :
- Sens du service et du contact client (multiples interlocuteurs)
- Bonne élocution
- Réactivité
- Rigueur et organisation
- Travail en équipe
- Bonne maîtrise du pack office