APPRENTI(E) ASSISTANT(E) DE DIRECTION (H/F)

À propos du poste

APPRENTI(E) ASSISTANT(E) DE DIRECTION - H/F

Dans le cadre de notre activité dans le secteur de la petite enfance, nous recherchons un(e) **Assistant(e) de Direction en contrat d'apprentissage**.

Vous serez accompagné(e) par la direction et participerez progressivement à la gestion administrative quotidienne des structures.

VOS MISSIONS :

Accueil et communication :
- Répondre aux appels téléphoniques et orienter les demandes.
- Accueillir et renseigner les familles, visiteurs et intervenants.
- Assurer le traitement des courriers et emails.
- Transmettre les informations aux personnes concernées.
- Effectuer les relances nécessaires auprès des familles et différents interlocuteurs.

Assistance à la direction :
- Organiser et planifier les rendez-vous.
- Planifier les visites des structures avec les familles.
- Participer à l'organisation des réunions et rendez-vous.
- Préparer et transmettre les convocations et informations nécessaires.
- Assurer le suivi des demandes et échéances administratives.
- Préparer différents documents et tableaux de suivi.

Gestion documentaire et classement :
- Classer et organiser les dossiers administratifs des salariés et des enfants.
- Numériser et archiver les documents.
- Mettre à jour les tableaux de suivi sur Excel / Google Sheets.
- Participer à la mise à jour des différents fichiers administratifs.
- Veiller au classement, à l'organisation et à la confidentialité des documents.

GESTION DES INSCRIPTIONS ET CONTRATS DES ENFANTS

Une partie importante du poste concernera le suivi administratif des familles et des contrats d'accueil :

- Recueillir les informations nécessaires à la constitution des dossiers.
- Vérifier que les dossiers d'inscription sont complets.
- Préparer les contrats d'accueil à partir des modèles existants.
- Envoyer les contrats aux parents et assurer le suivi des signatures.
- Effectuer les relances en cas de documents ou informations manquants.
- Préparer les avenants en cas de modification des horaires, jours d'accueil, périodes de vacances ou autres changements.
- Vérifier la conformité et la cohérence des informations communiquées.
- Mettre à jour les dossiers des enfants.
- Classer et archiver les contrats et pièces justificatives.

- PROFIL RECHERCHÉ

Vous souhaitez préparer une formation dans le domaine de **l'assistanat de direction ou de la gestion administrative** dans le cadre d'un contrat d'apprentissage.

Nous recherchons une personne :
- organisée, rigoureuse et méthodique ;
- à l'aise avec l'outil informatique ;
- ayant de bonnes qualités rédactionnelles ;
- à l'aise au téléphone et dans les échanges avec les familles ;
- capable de gérer plusieurs tâches et de respecter les échéances ;
- discrète et respectueuse de la confidentialité des informations traitées ;
- dynamique et souhaitant développer progressivement son autonomie.

La maîtrise ou une bonne connaissance de **Word, Excel / Google Sheets et des outils numériques** est appréciée.