Agent d'accueil et d'orientation des usagers H/F

À propos du poste

Vous serez amené à assurer l'accueil physique, téléphonique et numérique des usagers.

Ce poste constitue le premier contact avec la collectivité et garantit une prise en charge de qualité, contribuant ainsi à l'image et à la qualité du service rendu aux usagers.

Vous serez amené à intervenir sur 2 sites et à accomplir les missions suivantes :

1/ Accueillir et informer
Vos missions au service des usagers externes :
-Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers en les renseignant et en les orientant ;
-Consulter quotidiennement la messagerie vocale du standard et transmettre les messages reçus.
Vos missions au service des usagers internes :
-Assurer la qualification des demandes dans l'outil informatique dédié et assurer une réponse de 1er niveau ;
-Transférer les demandes ne pouvant être traitées en 1er niveau vers les interlocuteurs internes compétents.

2/ Accueillir et orienter
-Réguler les flux d'accueil et veiller au respect des procédures d'accès ;
-Identifier les situations particulières nécessitant une orientation vers un niveau d'expertise supérieur;
-Gérer les badges de stationnement ponctuel (parking) pour le bâtiment du Sévigné.

3/ Assurer un accueil numérique et concourir au pilotage d'activités
-Enregistrer, traiter et suivre les demandes simples (guichet unique de 1er niveau) dans l'outil informatique prévu à cet effet ;
-Mettre à jour les outils de suivi (ex : tableau de suivi d'activité) et les bases de données nécessaires au service ;
-Réaliser des tâches administratives liées à l'activité du service, tenir des tableaux de suivi quotidiens à jour permettant d'alimenter des statistiques.

4/ Contribuer aux activités des directions partenaires
-Assurer un support opérationnel pour le secrétariat du Président, Direction générale des services ou le Cabinet (ex : mise sous plis) ;
-Distribuer le courrier dans les boîtes aux lettres des élus, réceptionner les journaux et magazines remis et les disposer en salle de lecture.

Vos compétences à partager :

Savoir-faire :
-Accueillir et renseigner un public varié ;
-Analyser une demande et apporter une réponse de premier niveau ;
-Gérer plusieurs sollicitations simultanément ;
-Maîtriser les outils bureautiques (notamment Word, Excel, Outlook, Teams) et avoir une appétence pour les outils numériques
-Avoir le sens de l'écoute et savoir s'exprimer de manière intelligible.

Savoir-être :
-Sens du service public ;
-Excellentes qualités relationnelles et d'écoute ;
-Courtoisie, discrétion et neutralité ;
-Rigueur et sens de l'organisation ;
-Capacité à travailler en équipe ;
-Capacité de travail dans un environnement exigeant et à gérer des situations sensibles.

Une première expérience significative dans des activités similaires et une connaissance de l'organisation et du fonctionnement des collectivités territoriales seraient appréciées.