Administratieve medewerker internationale evenementen

Over deze functie

Als administratief medewerker internationale evenementen:

* Bied je administratieve ondersteuning bij de organisatie van inkomende delegaties, uitgaande missies en andere internationale evenementen.
* Volg je diverse mailboxen op en zorg je voor een correcte en tijdige verwerking van aanvragen en vragen.
* Ondersteun je bij de opmaak en opvolging van programma's voor internationale delegaties.
* Plan en organiseer je overlegmomenten met interne en externe stakeholders.
* Sta je in voor de praktische voorbereiding van evenementen, waaronder zaalreservaties, catering, audiovisuele ondersteuning, hotel- en restaurantboekingen en signalisatie.
* Vraag je offertes op en verzorg je de administratieve opvolging van bestellingen en bestelbonnen.
* Werk je mee aan het beheer en de verdere ontwikkeling van de CRM-database voor internationale relaties.
* Zorg je voor een correcte registratie en opvolging van gegevens met betrekking tot delegaties, missies en evenementen.
* Ondersteun je de organisatie van dienstreizen van leden van de dienst en van het universitaire bestuur.
* Werk je mee aan projecten van de adviseurs internationale relaties, zoals internationale netwerken en specifieke ondersteuningsprogramma's.
* Ondersteun je collega's bij de organisatie van grotere evenementen en ben je, waar nodig, aanwezig tijdens evenementen.
* Denk je actief mee over efficiëntere administratieve processen en een optimale werking van de afdeling.
* Begeleid je waar nodig jobstudenten en vrijwilligers.

Je komt terecht in een warm, deskundig en betrokken team dat inzet op samenwerking, kwaliteit en collegialiteit. Je werkplek bevindt zich in de Universiteitshal, een monumentaal gebouw in het historische centrum van Leuven.

Wij beogen een deeltijdse tewerkstelling (60 à 80%) voor één jaar ter vervanging van een collega tijdens zwangerschapsverlof, met eventuele kans op verlenging.

Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie, dan start je in graad 5. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen, starten in graad 4.

Bovendien biedt KU Leuven heel wat extralegale voordelen zoals een hospitalisatieverzekering, groepsverzekering, bijkomende verlofdagen, gratis of voordelig woon-werkverkeer met het openbaar vervoer, een bedrijfsfiets, kortingen in uiteenlopende winkels en tal van opleidingsmogelijkheden.