Administratief medewerker Odisee Continue (campus Sint-Niklaas - 60%)

Over deze functie

Odisee is dé co-hogeschool van Vlaanderen en Brussel, omdat ze 100% wil inzetten op co-creatie. Bij Odisee denken en doen we zoveel mogelijk ‘in co’.

Studenten, docenten, onderzoekers, bedrijven én de maatschappij werken samen aan een boeiend onderwijsproject. We bundelen onze krachten om de complexe uitdagingen van vandaag aan te pakken – binnen de hogeschool én op de werkvloer van onze bedrijfspartners. Op die manier stomen we jongeren én volwassenen klaar voor een steeds sneller veranderende maatschappij.

Onze hogeschool omarmt verschillen en diversiteit. Ze wil samen met studenten, bedrijven en andere partners experimenteren en ondernemen. Ze is gericht op levenslang leren en duurzaam praktijkgericht onderzoek, waar de maatschappij ook echt iets mee is.

**Jouw taakinhoud**

* Je zorgt voor de promotie van het opleidingsaanbod permanente vorming, vernieuwt en actualiseert de adressenbestanden.
* Je onthaalt cursisten telefonisch en beantwoordt hun vragen via e-mail. Deze vragen kunnen gaan over het opleidingsaanbod, de aangeboden thema’s, de organisatie van de opleiding, inschrijvingsvoorwaarden, gebruik van opleidingscheques of KMO-portefeuille.
* Je staat in voor de opmaak en het aanleveren van de nodige documenten aan cursisten. Dit omvat o.a. een uitnodiging voor de eerste lesdag met de praktische afspraken waar en wanneer de cursisten worden verwacht, informatie m.b.t. de evaluatieactiviteiten van de opleiding, attest van deelname of getuigschrift permanente vorming, …
* Ook voor docenten ben je verantwoordelijk voor het telefonisch onthaal en het beantwoorden van vragen via e-mail. Vragen kunnen onder meer gaan over de organisatie van de opleiding, lesmateriaal, faciliteiten voor docenten, gebruik van AVM-materiaal en vergoedingen.
* Je bent verantwoordelijk voor het aanvragen van AVM-materiaal, bestellingen van catering en de contacten met de interne afdrukdienst en/of externe drukker voor lesmateriaal.
* Samen met je collega's volg je de inschrijvingen op en ontvang je cursisten en docenten op lesdagen of evenementen.
* Je bent medebudgethouder voor de toegewezen opleidingen: je controleert offertes en vraagt ze aan, zorgt voor de goedkeuring van bestelbonnen en facturen en maakt verkoopfacturen en onkostennota’s op.
* Je zorgt voor een vlotte communicatieverspreiding door het opladen van documenten en het plaatsen van mededelingen op het digitaal leerplatform.
* Als collega van het team Odisee Continue neem je ook actief deel aan het teamoverleg.

**Gewenst profiel**

* Je bent in het bezit van een graduaat- of bachelordiploma of minstens acht jaar relevante ervaring en/of anciënniteit.
* Je kan vlot werken met Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, …) en databanken/datamanagement systemen om inschrijvingen en studietrajecten van studenten op te volgen.
* Je hebt affiniteit en/of ervaring met het organiseren van opleidingen en het opvolgen van diverse processen.
* Je werkt zelfstandig, nauwkeurig en planmatig.
* Je bent leergierig en staat open voor uitdagingen. Je haalt energie uit werken in teamverband.
* Je beschikt over een vlotte communicatiestijl (naar studenten, collega’s en externe stakeholders).
* Je bent bereid om occasioneel avonduren te presteren.

\-