Administratief Medewerker

Over deze functie

**Over de organisatie**

Je komt terecht bij een gevestigde totaalpartner voor **koeltechnieken** en professionele **keukeninrichting** in Oostende. Al meer dan 15 jaar realiseert het bedrijf projecten voor horecaondernemers, winkels, architecten, particulieren en bouwpromotoren. Klanten worden begeleid vanaf de eerste aanvraag tot de installatie, het onderhoud en de verdere service.

Het team bestaat uit een 12-tal medewerkers. De organisatiestructuur is overzichtelijk, de communicatielijnen zijn kort en collega’s zijn makkelijk bereikbaar. Open communicatie, vertrouwen en duidelijke afspraken vormen de basis van de samenwerking.

**Jouw verantwoordelijkheden**

Als Backoffice Medewerker zorg je voor een correcte en tijdige opvolging van administratieve en commerciële dossiers. Je vormt een belangrijk aanspreekpunt en bewaakt de voortgang van verschillende aanvragen, orders en leveringen.

**Concreet:**

* Je verwerkt prijsaanvragen en vraagt prijzen en bijkomende informatie op.
* Je maakt offertes en orders op en volgt deze administratief verder op.
* Je ondersteunt bij de facturatie en controleert of dossiers volledig en correct zijn.
* Je beheert de algemene mailbox en behandelt telefonische oproepen.
* Je onderhoudt contact met klanten en beantwoordt praktische en administratieve vragen.
* Je volgt bestellingen, leveringen en planningen nauwkeurig op.
* Je houdt klanten en collega’s op de hoogte van de voortgang van hun dossier.
* Je signaleert problemen tijdig en zoekt samen met de betrokken partijen naar een passende oplossing.
* Je zorgt voor een correcte informatiedoorstroming binnen het team.
* Je neemt bijkomende administratieve en organisatorische taken op waar nodig.

**Wat mag je verwachten?**

Je krijgt een brede backofficefunctie waarin je dossiers opvolgt en rechtstreeks contact hebt met klanten en leveranciers.

**Je mag rekenen op:**

* Een vast contract vanaf dag 1.
* Een gevarieerd takenpakket met administratie, planning, klantencontact en commerciële ondersteuning.
* Een functie met duidelijke verantwoordelijkheden en ruimte voor zelfstandigheid.
* Rechtstreeks contact met klanten, leveranciers en interne collega’s.
* Een stabiele werkomgeving met aandacht voor samenwerking op lange termijn.
* Een klein en toegankelijk team met korte communicatielijnen.
* Interne ondersteuning om de producten en technische toepassingen stap voor stap te leren kennen.
* De mogelijkheid om expertise op te bouwen rond vaste merken en technische oplossingen.
* Een correcte verloning, aangevuld met extra voordelen volgens jouw ervaring.