Administratief bediende HR

Over deze functie

Ben jij administratief sterk, mensgericht en werk je graag op het kruispunt van HR, selectie en financiële opvolging?

Voor een familiale retailgroep in regio Dilsen-Stokkem zoeken we een **HR & Administration Officer**. In deze veelzijdige functie zorg je ervoor dat de instroom van nieuwe medewerkers zorgvuldig wordt beoordeeld en dat de achterliggende administratie correct wordt verwerkt.

Je gaat niet actief op zoek naar kandidaten, maar neemt wel de **selectie en kwalitatieve opvolging van de instroom** in handen. Daarnaast controleer je prestaties, volg je facturen op en ondersteun je de dagelijkse HR-administratie.

**Instroom en selectie**
Concreet sta je in voor:

* Beheren en beoordelen van binnenkomende sollicitaties
* Selecteren van kandidaten op basis van de behoeften binnen de organisatie
* Voeren van eerste screeningsgesprekken
* Opvragen en controleren van referenties
* Coördineren en opvolgen van de instroom via uitzendkantoren
* Fungeren als centraal aanspreekpunt voor de samenwerkende uitzendpartners
* Afstemmen met winkelverantwoordelijken en interne HR-collega’s
* Bewaken dat kandidaten en medewerkers vriendelijk, correct en empathisch worden behandeld
* Ondersteunen bij de administratieve opvolging van nieuwe en bestaande medewerkers

Dit is geen klassieke rekruteringsfunctie. Je hoeft niet actief te sourcen, maar zorgt er wel voor dat de beschikbare instroom grondig wordt geselecteerd en efficiënt bij de juiste verantwoordelijken terechtkomt.

**HR-, prestatie- en facturatieadministratie**
Je bent onder andere verantwoordelijk voor:

* Controleren en verwerken van de prestaties van uitzendkrachten
* Ingeven en administratief opvolgen van gewerkte uren
* Controleren van facturen van uitzendkantoren en andere HR-partners
* Opvolgen en uitklaren van eventuele afwijkingen
* Ondersteunen bij de financiële en administratieve opvolging binnen HR
* Beheren en opvolgen van de HR- en instroommailbox
* Correct verwerken en bijhouden van personeelsgegevens en documenten
* Bewaken van een tijdige, nauwkeurige en overzichtelijke administratie

In een normale werkweek besteed je doorgaans één dag aan de controle en verwerking van prestaties en één dag aan facturatie en financiële opvolging. Samen met de overige HR-administratie vormt dit ongeveer de helft van je functie.

Je komt terecht binnen een familiale retailgroep met meerdere supermarktactiviteiten. Vanuit de hoofdzetel in Dilsen-Stokkem worden de winkels ondersteund op het vlak van onder andere HR, administratie, marketing en boekhouding.

**De organisatie wordt gekenmerkt door:**

* Een ondernemende en hands-on cultuur
* Korte beslissingslijnen
* Directe en informele communicatie
* Een sterke lokale verankering
* Veel ruimte om zelfstandig verantwoordelijkheid op te nemen
* Een operationele omgeving waarin snelheid en nauwkeurigheid belangrijk zijn

Je werkt nauw samen met je HR-collega’s en hebt regelmatig contact met winkelverantwoordelijken, medewerkers en externe uitzendpartners.

**Wat mag je verwachten?**

* Een brede en afwisselende functie met een duidelijke combinatie van HR en administratie
* Een belangrijke rol waarin je zichtbaar werk uit handen neemt van het HR-team
* Veel zelfstandigheid en verantwoordelijkheid
* Een familiale werkomgeving met korte communicatielijnen
* Een bruto maandloon afgestemd op je ervaring, tot ongeveer €3.500
* Maaltijdcheques
* De mogelijkheid om gebruik te maken van een cafetariaplan
* Een vaste werkplek op de hoofdzetel in Dilsen-Stokkem

Ben jij de nauwkeurige en mensgerichte doener die selectie, HR-administratie en financiële opvolging vlot weet te combineren? Dan maken we graag kennis met jou.